Qu’est-ce que l’organisation de projet dans la gestion de projet ?
Le terme organisation de projet fait référence au style de coordination, de communication et de gestion que l’équipe de projet utilise tout au long du cycle de vie d’un projet. En appliquant l’organisation du projet, vous optimisez les ressources, fournissez une communication claire sur les rôles et les responsabilités, et réduisez les obstacles potentiels.
Pourquoi l’organisation de projet est-elle importante ?
Les chefs de projet utilisent l’organisation de projet pour harmoniser les membres de l’équipe avant et pendant un projet. Ce processus réduit les perturbations de votre flux de travail et les conflits entre les membres de l’équipe, et génère une productivité maximale des membres de l’équipe impliqués dans un projet.
Bien qu’une excellente stratégie d’organisation de projet et son exécution soient importantes, vous devez également prendre en compte le coût d’opportunité d’un projet mal organisé.
Anthony C. Taylor, Directeur associé et Facilitateur principal chez SME Strategy Management Consulting, travaille avec la haute direction pour mettre en œuvre la gestion organisationnelle de manière stratégique. Il remarque que les atouts de l’organisation du projet sont de hiérarchiser et de mieux allouer les ressources, en gardant à l’esprit que le projet comportera diverses parties prenantes. Selon Taylor, si l’organisation et la stratégie d’un projet ne sont pas un élément essentiel d’un projet, il est facile de tomber dans le « piège de destination multiple » où les gens ne savent pas où ils vont. Cela crée des attentes différentes parmi les membres de l’équipe, ce qui les amène à tourner en rond et à éviter les risques. Une organisation de gestion de projet bien exécutée fait partie de ce qui crée une solution « à destination unique », explique Taylor, où chacun sait où il va apporter de la valeur commerciale.
Taylor poursuit sur le coût d’opportunité : « Qu’est-ce que cela coûte si ça fonctionne pas pour vous ? Si les membres de l’équipe ne se concentrent pas sur les bonnes priorités, ils feront x, y et z en dehors des priorités du projet et ne progresseront pas. Si les gens ne savent pas où ils vont, ils partiront sans avoir connu les volontés, les besoins et les attentes de tout le monde autour d’eux. Quel est alors le coût de l’attraction, du recrutement, de la reconversion et de la perte de productivité ? »
Créer et communiquer une structure d’organisation de gestion de projet offre un outil qui permet de relier la stratégie et la vision avec les personnes impliquées dans le projet. Le développement d’une structure d’organisation de projet réduit finalement les perturbations, les chevauchements, les conflits, l’incertitude et la confusion avant même que le projet ne commence.
Qu’est-ce que la structure organisationnelle dans la gestion de projet ?
Une structure organisationnelle de gestion de projet est utilisée pour déterminer la hiérarchie et l’autorité des personnes impliquées dans un projet spécifique. La structure définit la fonction de chaque membre de l’équipe et la hiérarchie sur un diagramme que les membres de l'équipe peuvent consulter pendant un projet.
Types de structures organisationnelles de projet
La gestion de projet comporte trois types de structures organisationnelles : fonctionnelle, matricielle et par projet. Chaque cadre de structure de projet est déterminé par l’autorité, les postes et les responsabilités des membres de l’équipe au sein de la structure organisationnelle existante.
Étant donné qu’il n’y a pas deux projets semblables, aucune structure organisationnelle ne sera exactement la même. Le rôle du chef de projet change au sein de chacun de ces cadres, et la structure organisationnelle de chaque projet est très nuancée. Comprendre la coordination verticale ou horizontale de chaque cadre et le rôle que le chef de projet occupera peut vous aider à développer une stratégie réussie.
Structure organisationnelle fonctionnelle du projet
Une structure organisationnelle de projet fonctionnelle organise sa hiérarchie autour de services qui fonctionnent de manière traditionnelle. Un responsable fonctionnel dirige chaque service et est sous la direction d'un cadre supérieur. Ces responsables fonctionnels, et non d’autres membres du personnel, coordonnent le projet, et ils sélectionnent les membres de l’équipe de chaque service pour soutenir le projet, en plus de leurs responsabilités fonctionnelles.
Structure organisationnelle par projet
Une structure organisationnelle par projet ou basée sur un projet crée une division de projet dédiée au sein d’une organisation. La coordination du projet fonctionne verticalement sous cette division. Les chefs de projet conservent la seule autorité pour le projet et se voient attribuer un personnel dédié qui travaille pour les objectifs du projet.
Structure organisationnelle matricielle
Une structure organisationnelle matricielle est configurée sur une grille pour montrer les rapports hiérarchiques du personnel à plusieurs autorités. Il s’agit d’un mélange de structure organisationnelle fonctionnelle et par projet, dans laquelle les chefs de projet partagent l’autorité avec d’autres responsables de programme. Selon la capacité de prise de décision du chef de projet, la structure matricielle relève l’un des trois sous-types suivants : faible, équilibrée ou forte.
Structure faible
Une structure faible est similaire à la structure fonctionnelle de l’organisation, dans laquelle la coordination se fait horizontalement dans le personnel, sans chef de projet désigné. La principale différence entre une matrice faible et une structure fonctionnelle est que le personnel des différents services, plutôt que les responsables fonctionnels, coordonne le projet (mais le responsable fonctionnel conserve l’autorité de décision).
Structure équilibrée
Dans une matrice équilibrée, le chef de projet occupe également un poste de personnel et n’utilise pas le rôle de chef de projet à sa pleine capacité. Le chef de projet a encore peu d’autorité sur les décisions de projet, le budget, le personnel, etc., et sert principalement de point de contact et de coordonnateur.
Structure forte
Une matrice forte est la plus similaire à une structure organisationnelle par projet. Ici, un chef de projet dédié relève d’un service de gestion de projet fonctionnel, dispose d’un personnel transversal dédié, et est soutenu par un responsable de tous les chefs de projet. Ce sous-type offre au chef de projet le plus d’autorité quand il travaille dans un environnement matriciel.
Il n’y a pas de structure organisationnelle parfaite. Un chef de projet doit évaluer les avantages et les inconvénients de l’allocation et de l’optimisation des ressources au sein de chaque structure, puis sélectionner la structure optimale. Outre les avantages et les inconvénients opérationnels de l’équipe de projet, l’autorité (pouvoir décisionnel) du chef de projet change en fonction de la structure d’organisation choisie pour le projet. Cela signifie que le chef de projet doit posséder à la fois les connaissances et les compétences nécessaires pour appliquer des techniques de gestion et interpersonnelles efficaces qui permettent à l'équipe de projet d'être performante.
Guide de référence rapide sur la structure organisationnelle de projet
Utilisez ce guide de référence rapide pour déterminer les avantages et les inconvénients de la structure de votre organisation de projet, ainsi que les compétences en gestion dont vous avez besoin pour hiérarchiser les priorités afin de vous assurer que votre projet fonctionne le mieux possible.
| FONCTIONNELLE | ||
|---|---|---|
| Avantages du projet | Inconvénients du projet | Priorités de gestion pour un chef de projet |
|
Ressources optimales : Les ressources ne sont pas en concurrence avec d’autres domaines, ce qui laisse peu de recours à la concurrence ou à la négociation. Familiarité : Les membres de l’équipe se connaissent déjà et partagent des compétences et des fonctions similaires. Efficacité opérationnelle : A le potentiel d’atteindre la plus grande efficacité opérationnelle en raison du rôle et de la clarté de la communication. |
Oubli des bonnes personnes : Les projets peuvent avoir besoin de spécialistes supplémentaires s’ils ne disposent pas de toutes les bonnes personnes dans le domaine. Priorités concurrentes de l’équipe : Il peut être difficile pour les membres de l’équipe de trouver l'équilibre entre les responsabilités du programme et celles du projet. Cloisonnement : Cette structure crée souvent un cloisonnement organisationnel, ce qui peut compliquer l'harmonisation stratégique. |
Autorité du chef de projet : Faible Facilitation de la communication : Brise les cloisons entre services. Coordination : Impliquez des équipes transversales. Accent sur le travail d’équipe : Impliquez les équipes à l’extérieur de leur service. Clarté continue des objectifs : Mettez en avant les objectifs du projet en concurrence avec les objectifs de service qui distraient du projet. |
| MATRICE | ||
| Avantages du projet | Inconvénients du projet | Priorités de gestion pour un chef de projet |
|
Optimisation des personnes : Tirez parti des compétences de chaque spécialiste dans plusieurs projets. Flexibilité : Les employés peuvent travailler dans toutes les unités du service sans être liés à un seul. Contrôle du projet : Une coordination étroite entre les membres de l’équipe facilite la communication et le partage d’information. |
Coûts : Les coûts administratifs sont plus élevés, en raison de la complexité opérationnelle des relations hiérarchiques. Mauvaise communication de charge de travail : Le risque d’incompréhension de la charge de travail d’une équipe est plus grand, étant donné qu’elle relève à la fois d’un chef de projet et d’un chef de service. Conflit accru : Le partage de l’autorité entre les managers peut créer de la confusion quant aux rôles. |
Autorité du chef de projet : Moyenne Compétences en matière d’influence et de négociation : Naviguez entre autorité limitée avec les autres chefs de programme et interactions avec les membres de l’équipe de projet. Leadership engagé : Concentrez-vous sur la collaboration et la communication profondes avec l’équipe, et surveillez en permanence la division du travail. Ouvrez les lignes de communication : Ces limites sont essentielles pour repérer et résoudre les conflits avant que des problèmes plus importants ne surviennent. Reconnaissance de l’équipe : Tenez compte du fait que l’équipe provient de plusieurs parties de l’organisation. Prenez le temps de créer des équipes et d’offrir des opportunités d’engagement. |
| PAR PROJET | ||
| Avantages du projet | Inconvénients du projet | Priorités de gestion pour un chef de projet |
|
Autorité : Le chef de projet est responsable de toutes les décisions concernant le projet. Clarté : L'harmonisation du projet, les lignes, les objectifs et la stratégie sont clairement définis au sein de l’équipe. |
Duplication des ressources : Si les ressources ne sont pas optimisées, cela peut être coûteux en raison du doublement des ressources dans plusieurs projets. Ralentissement de croissance de l’équipe : Les équipes peuvent être cloisonnées, ce qui lie les membres de l’équipe à un seul projet à la fois et limite leur croissance. |
Autorité du chef de projet : Élevée Responsabilité de la fonction : À la hauteur de la confiance et du leadership qui accompagnent une pleine autorité et une pleine autorité du projet. Maintenez le moral de l’équipe : Renforcez la confiance de l’équipe et faites-la avancer pour respecter des échéances serrées. Communication : La création de réseaux de communication solides entre les projets est essentielle pour réduire la duplication des efforts. |
Certaines organisations adoptent un bureau de gestion de projet (PMO) dédié en raison du volume élevé et de la variété des projets. Cela permet une meilleure visibilité des projets au sein de l’organisation, d'améliorer l’attribution des ressources, et d'augmenter la productivité et le retour sur investissement de tous les projets. Lisez notre article avec des conseils d’experts et des meilleures pratiques pour les PMO.
Caractéristiques d’une structure d’organisation
Les caractéristiques d’une structure organisationnelle définissent les rôles et les relations entre les membres d'un projet, ainsi qu’entre les projets. Ces relations sont déterminées par l’autorité, les lignes de communication, la coordination, la supervision et les responsabilités.
Plus précisément, les principales caractéristiques d’une structure organisationnelle sont les suivantes :
- Hiérarchie : La hiérarchie doit définir une ligne claire d’autorité et définir les responsabilités en matière de prise de décision.
- Division du travail : Il s’agit de la charge de travail (managériale, orientée tâches, etc.) associée aux postes.
- Étendue du contrôle : Ici, définissez qui dirige qui. Les structures hiérarchiques seront basées sur ce concept.
- Type de poste (line vs. staff) : Line position désigne le personnel qui est directement impliqué dans le produit. Staff position désigne le personnel qui soutient celui en line position, mais qui n'est pas directement impliqué dans le produit.
- Centralisation : Cela définit la manière dont la prise de décision se déroule. Dans un projet centralisé, peu de personnes sont responsables des décisions, tandis que dans un projet décentralisé, l’autorité de prise de décision est répartie dans l’ensemble de l’organisation.
Comment créer un organigramme de projet
Pour créer un organigramme de projet, évaluez d’abord les objectifs du projet, identifiez l’équipe principale et attribuez les fonctions appropriées au projet. Développez l’organigramme en définissant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe.
Le chef de projet créera l’organigramme pendant la phase de lancement du projet afin que le chef de projet puisse communiquer avec les membres de l’équipe avant le début du projet. L’équipe l’utilisera ensuite lors de la phase de planification du projet pour diviser les tâches entre les membres de l’équipe. Cela permet de comprendre clairement chaque poste, donne aux membres de l’équipe les moyens de s'approprier leur rôle et d'accorder du respect aux autres postes du projet, ce qui renforce immédiatement la confiance.
La structure organisationnelle du projet doit être flexible et peut nécessiter des ajustements au cours des autres phases du projet. Assurez-vous de communiquer tous les ajustements à l’organigramme (y compris les décisions en matière de personnel) aux membres de l’équipe.
L’élaboration d’un organigramme de projet requiert les six étapes principales suivantes :
Étape 1 : Alignez le projet sur la stratégie organisationnelle
Le chef de projet doit avoir une compréhension profonde de la manière dont les objectifs du projet s’alignent sur la stratégie de l’entreprise ou du service. Cela permettra à l’équipe de s’intégrer dès le début, de développer une signification partagée avec les membres de l’équipe de projet, et finalement de réaliser le projet de la manière la plus fluide possible.
Étape 2 : Analysez les projets au niveau organisationnel
Si une organisation n’a pas de PMO, le chef de projet doit analyser le volume et la variété des projets lorsqu’il examine la structure organisationnelle à sélectionner. Le Project Management Institute (PMI) utilise la matrice de variété des volumes, un diagramme qui représente le volume de projets d’une organisation par rapport à la variété des projets sur un continuum de faible à élevé, pour aider à déterminer une stratégie de structure d’organisation de projet. Une grande variété et un faible volume de projets suggèrent qu’une structure par projet serait la mieux adaptée, alors qu’une faible variété et un volume élevé de projets correspondent à une structure fonctionnelle. Une structure matricielle se situe entre ces deux spectres.
Étape 3 : Déterminez les rôles et les responsabilités
Concentrez-vous d’abord sur les rôles et responsabilités nécessaires, avant d'envisager le personnel. Si un chef de projet a le pouvoir de décider qui fait partie de l’équipe, il est important de rechercher les membres potentiels de l’équipe pour trouver les personnes les plus appropriées pour le projet. Quelle que soit la manière dont l’équipe principale est constituée, il est essentiel de comprendre les forces que chaque membre de l’équipe apporte au projet. Passez du temps à connaître tous les membres de l’équipe ; au cours de ce processus, vous pouvez créer des rapports et évaluer leurs compétences.
Étape 4 : Structurer le diagramme
La structuration d’un diagramme peut être complexe, mais vous pouvez faciliter ce processus en l’abordant en commençant par la grande structure pour arriver aux détails des tâches, ou vice versa. Commencez par passer en revue les forces de l’équipe, les tâches du projet qui doivent être réalisées et la structure existante de l’organisation. Décidez quelles personnes ont des forces qui relèvent des fonctions de direction, et quelles personnes sont plus orientées vers les tâches.
Naturellement, la structure organisationnelle commencera à apparaître comme l’un des trois types de structures organisationnelles. Définissez le flux de travail, les rapports et les rôles hiérarchiques et comparez-les pour voir si une structure organisationnelle différente serait plus appropriée. Selon votre style d’apprentissage, il peut être utile d’utiliser des post-it pour déplacer les membres de l’équipe avant de rédiger votre structure en ligne. Pendant cette planification, assurez-vous de répartir la charge de travail de façon homogène au sein de l’équipe.
Étape 5 : Finaliser l’organigramme
Développez et finalisez la représentation visuelle de l’organigramme. Incluez des noms et des coordonnées pour que les membres de l’équipe correspondent facilement les uns aux autres tout au long du projet. Lisez ce tour d’horizon des modèles de structure organisationnelle pour créer votre structure rapidement et l'adapter à votre équipe de projet.
Étape 6 : Communiquer
L’organigramme d’un projet ne vaut que si les membres de l’équipe le connaissent. Souvent, les membres de l’équipe ne savent pas qu’un diagramme existe et ne connaissent pas bien la hiérarchie et les responsabilités des autres membres. Cela génère une perte de temps et cause des conflits inutiles. Aussi simple que cela puisse paraître, partager l’organigramme du projet avec tous les membres de l’équipe avant le début du projet permet de réduire cette confusion. Vous permettez aux membres de l’équipe non seulement de comprendre leur rôle avant d’exécuter le travail, mais vous leur donnez aussi l’occasion de poser des questions en visualisant comment leur travail sera effectué en temps réel. Au cours de cette période, le chef de projet et l’équipe peuvent également déterminer comment la hiérarchie du projet sera gouvernée.
Étape bonus : Créer un organigramme qui représente la structure hiérarchique du client
Une autorité dans le monde de la gestion de projet, Eric Verzuh, président et fondateur de Versatile Company, souligne que « le chef de projet doit comprendre sa propre structure hiérarchique mais aussi la structure hiérarchique du client. Lorsque l’équipe du projet et le client comprennent leurs structures hiérarchiques respectives, ils peuvent communiquer avec les bonnes personnes. »
Ce qu’il faut prendre en compte lors de la création d’un organigramme de projet
L’organigramme d’un projet présente de nombreux facteurs, qui créent l’environnement de prise de décisions liées au projet. Ces facteurs peuvent inclure des contraintes internes au projet (physiques et opérationnelles), ainsi que des facteurs externes, tels que les conditions du marché.
Dans leur article «An analysis of the main project organizational structures: Advantages, disadvantages, and factors affecting their selection », J.R. San Cristóbal, V. Fernández, et E. Diaz affirment qu’il y a « plusieurs aspects importants à prendre en compte. Tous ces facteurs façonneront le contexte dans lequel les décisions sont prises, la forme de la structure organisationnelle, la capacité des chefs de projet à prendre des décisions, et (avant tout) l’avenir du projet. »
Ces facteurs peuvent être regroupés en trois considérations générales pour la création d’un organigramme de projet :
- Prise de décision : Tenez compte de la complexité des limites physiques et opérationnelles dans le processus de prise de décision. Demandez : Les relations sont-elles simples ? Les responsabilités sont-elles attribuées à parts égales ? Qui aura quelle autorité ? Quelles tâches sont plus importantes que d’autres ?
- Design : N’oubliez pas que toutes les caractéristiques (division du travail, étendues des contrôles, etc.) doivent faire partie du processus de conception, et prenez soin de visualiser la manière dont les membres de l’équipe du projet interagiront. Il peut sembler complexe d'assembler le contrôle, la coordination et la communication. Essayez des combinaisons différentes pour imaginer le fonctionnement de ces trois C afin de définir clairement les relations entre les membres de l’équipe. Gardez un design simple et flexible pour pouvoir changer les rôles au fil de l'évolution du projet.
- Équilibre : Vous pouvez réduire les problèmes administratifs, sociaux et techniques en faisant attention à la répartition des rôles et des responsabilités. Essayez de limiter le nombre de N-1 d’une personne (on conseille cinq maximum).
Meilleures pratiques pour sélectionner une structure et créer un diagramme
Lorsque vous choisissez une structure organisationnelle, optimisez les talents et les ressources. Cela permettra de créer une équipe performante qui pourra atteindre les objectifs du projet.
Verzuh, de Versatile Company, recommande également de rester simple. Il exhorte les gens à demander : « Quelle est la meilleure structure organisationnelle pour vous aider à atteindre vos objectifs et votre vision ? Sans objectifs ni vision clairs, la structure que vous sélectionnez peut ne pas avoir de sens. » L'expertise de Verzuh est présente dans son livre, The Fast Forward MBA in Project Management: The Comprehensive Guide, Easy-to-Read Handbook for Beginners and Pros.
Il poursuit : « Il n’y a pas qu'une seule méthode. Peu importe ce que vous proposerez, il y aura des avantages et des inconvénients à chaque structure organisationnelle. Votre organisation doit créer, tester, adapter et voir ce qui sera le mieux pour les besoins, les ressources et les objectifs ultimes du projet. »
Taylor, de Strategy Management Consulting, ajoute que vous devriez vous demander : « Comment puis-je structurer mon équipe afin qu’elle puisse être générer un maximum de qualité, de résultats, de revenus et de communication ? » Ne forcez pas ce qui ne convient pas. Lorsque vous créez une équipe, l’aspect personnel est plus important, tout comme la communication. Gardez à l’esprit la manière dont les gens travaillent ensemble, en particulier lorsque vous ajoutez un nouveau membre de l’équipe. Lorsqu’une personne de l’équipe change, vous vous retrouvez face à une toute nouvelle équipe.
Voici quelques exemples de meilleures pratiques à retenir :
- Chaque projet sera différent.
- Aucune structure organisationnelle ne sera parfaite. Gardez les objectifs, la vision, les personnes et la communication au premier rang des priorités.
- Prenez le temps de construire le diagramme de manière réfléchie. Identifiez les principaux décideurs et autorités, et attribuez à chaque individu un rôle approprié et clairement défini. Identifiez les relations entre les rôles, et définissez et décrivez les canaux de reporting et de communication. Créez le diagramme. Utilisez un modèle d’organigramme pour simplifier le processus.
Exemples de structure organisationnelle de gestion de projet
Les structures organisationnelles de gestion de projet varient en fonction des besoins du projet et de l’organisation. Dans une organisation établie, une structure de management existe déjà. Des exemples de structures de gestion de projet s’intégreront à la structure organisationnelle existante pour utiliser au mieux les ressources.
Avec des exemples concrets, nous pouvons voir comment des secteurs comme la production, le bâtiment et le développement de logiciels utilisent les structures organisationnelles fonctionnelles, matricielles et par projet.
Exemple de structure organisationnelle de projet fonctionnelle pour la production
Une équipe qui utilise une structure organisationnelle fonctionnelle dans la production montre la structure hiérarchique directe de chaque service jusqu'à la direction. Les responsables fonctionnels (le responsable de production, le responsable marketing, le responsable de l’ingénierie, etc.) sont responsables de la coordination de toutes les parties du projet, comme l’indique la zone en vert de l’image ci-dessous. Notez la véritable coordination horizontale du projet. Cet exemple montre également que des services existants dans la structure organisationnelle (finances, RH, etc.) peuvent ne pas être impliqués dans des projets.
Exemple de structure organisationnelle de projet basée sur les projets pour la construction
Les équipes du bâtiment utilisent le plus souvent des structures organisationnelles par projet. Des chefs de projet dédiés coordonnent tous les aspects du projet, et plusieurs chefs de projet rendent compte à la direction de l’entreprise. D’autres services peuvent également exister pour gérer les activités d'exploitation de l’entreprise.
Exemple de structure organisationnelle de projet matricielle pour le développement de logiciels
Dans le domaine du développement de logiciels, les structures de gestion de projet peuvent varier considérablement, mais elles sont le plus souvent optimisées pour les équipes transversales. La structure matricielle ci-dessous est une visualisation de ces rapports transversaux, dans lequel chaque spécialiste technique relève à la fois d’un responsable de sa discipline et du responsable du produit (à la place d’un chef de projet).
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