Qu’est-ce qu’une fiche d’évaluation fournisseur ?
Une fiche d’évaluation fournisseur (également appelé tableau de bord des fournisseurs ou tableau de gestion des fournisseurs) est un outil métier qui permet de surveiller les performances des fournisseurs et de s'assurer que vous entretenez une relation bénéfique avec ces derniers. Les fiches d’évaluation fournisseur vous procurent également des données sur les points à améliorer.
Vous pouvez développer des fiches d’évaluation en utilisant des feuilles de calcul standard, ou bien vous servir d'un logiciel de système de gestion des fournisseurs (VMS), une solution en général privilégiée par les grandes organisations ayant établi des relations complexes avec un grand nombre de fournisseurs. Les fiches d’évaluation fournisseur sont utilisées dans tous les secteurs d'activité afin d'assurer la gestion stratégique des relations fournisseur. Pour en savoir plus sur la gestion de vos relations fournisseur, consultez le « Guide complet de gestion des relations fournisseur ».
Bien que les spécificités de chaque fiche d’évaluation puissent varier, vous devrez généralement suivre les quatre étapes suivantes :
- Identifier les ICP : choisissez les indicateurs de performance que vous allez utiliser afin de déterminer avec certitude si votre organisation a atteint ou non ses principaux objectifs commerciaux.
- Définir des indicateurs : identifiez les données de performance des fournisseurs pour lesquelles vous allez effectuer un suivi.
- Pondérer les indicateurs : certains indicateurs auront une importance plus grande que d'autres. Évaluez les indicateurs en fonction de leur importance pour la réussite de votre organisation et de leur contribution à vos ICP.
- Établir une notation : les parties prenantes peuvent voir comment les fournisseurs fonctionnent en se basant sur trois types d’évaluations : l’analyse des résultats des données des indicateurs et la pondération de ces résultats ; l'identification des domaines dans lesquels un fournisseur doit s'améliorer ; et la décision de reconduire ou non le partenariat.
Vous pouvez utiliser différents types de fiche d’évaluation pour évaluer différents fournisseurs. Comme l'explique Gérard Blokdyk, PDG de The Art of Service et auteur de plus de 50 livres, dont Effective Vendor Management: A Complete Guide (édition 2020), « les entreprises disposent de différents types de fiche d’évaluation pour mesurer des types de performances spécifiques chez leurs fournisseurs. [...] Prenez le temps de créer des fiches d’évaluation adaptées afin de vous assurer qu’un fournisseur répond aux besoins que vous avez définis ».
Modèle de fiche d’évaluation et d'analyse fournisseur
Utilisez cette fiche d’évaluation Excel dans le cadre de la sélection initiale de vos fournisseurs, pour comparer plusieurs fournisseurs, ainsi que pour évaluer un fournisseur spécifique de manière continue. Grâce à ce modèle, vous pourrez facilement compiler des données afin d'appliquer une pondération des scores et prendre des décisions fondées sur des données probantes. Cette feuille de calcul vous permet de modifier facilement les indicateurs les plus importants pour votre entreprise et d’en ajouter de nouveaux.
Téléchargez le modèle de fiche d’évaluation et d'analyse fournisseur - Excel
Fiche d’évaluation des fournisseurs informatiques
Dans les organisations ayant des relations multiples ou complexes avec leurs fournisseurs informatiques, les responsables utilisent une fiche d’évaluation des fournisseurs informatiques afin d'organiser et évaluer les indicateurs spécifiques aux fournisseurs et aux processus informatiques. Ce type de fiche d’évaluation permet aux responsables de réduire les coûts, d’atténuer les risques et de favoriser une amélioration continue.
De nos jours, la quasi-totalité des entreprises dans le monde dépendent de l’informatique pour fonctionner efficacement. Plus une entreprise est importante, ou plus ses activités s'étendent à l'international, plus elle va dépendre des fournisseurs informatiques. L’efficacité des outils informatiques est essentielle à la réussite d'une entreprise : c'est pourquoi une gestion prudente des relations avec les fournisseurs informatiques (laquelle peut souvent être relativement coûteuse) est essentielle à la rentabilité et à l'efficacité des opérations.
Les responsables informatiques doivent évaluer quelle contribution les nouvelles technologies peuvent apporter aux objectifs de l'entreprise. Pour analyser cela avec précision, évaluez soigneusement les indicateurs et critères que vous avez intégrés dans la fiche d’évaluation des fournisseurs informatiques. Cette approche pragmatique concernant les achats de matériel informatique ou l’externalisation de vos services informatiques vous permettra de prévenir les risques potentiels.
Modèle de fiche d’évaluation et d’analyse des risques pour les fournisseurs informatiques
Étant donné que les services assurés par les fournisseurs informatiques leur donnent souvent accès à des informations sensibles sur l’entreprise, ce type de fournisseurs constitue une catégorie à part. La vérification de ces fournisseurs exige ainsi une analyse particulièrement poussée. Pour que votre évaluation des fournisseurs informatiques soit toujours actualisée et pour maintenir votre capacité à réaliser des comparaisons probantes, utilisez les catégories intégrées à ce modèle de fiche d’évaluation et d’analyse des risques pour les fournisseurs informatiques. Vous pouvez également ajouter des catégories mieux adaptées aux besoins de votre organisation.
Fiche d’évaluation des risques fournisseur
Utilisez les fiches d’évaluation des risques fournisseur avant de prendre une décision d’achat ou pour gérer les contrats en cours. Ces fiches d’évaluation vous permettent de quantifier les problématiques potentielles inhérentes aux fournisseurs informatiques ainsi qu'à d’autres fournisseurs à haut risque susceptibles de perturber ou d'avoir un impact négatif sur votre entreprise.
Un fournisseur à haut risque peut avoir accès à des informations sensibles, telles que les données de santé, certains éléments de propriété intellectuelle ou les dossiers financiers d’une personne. Par conséquent, ce fournisseur présente des risques financiers, des risques de conformité ou des risques opérationnels élevés, ainsi que le risque d'une potentielle atteinte à la réputation de l'entreprise. Pour évaluer le risque d’un fournisseur, les organisations classent en général les indicateurs de la fiche d’évaluation fournisseur selon trois catégories de risque : élevé, moyen ou faible. Pour en savoir plus sur l’atténuation des risques fournisseur, consultez le « Guide complet de la gestion des risques fournisseur ».
Modèle de fiche d’évaluation et d’analyse des risques fournisseur
Dans le cadre du devoir de vigilance de votre entreprise, ce modèle Excel vous permet d’identifier et d’évaluer les risques potentiels d’un fournisseur avant de l'engager. Une fois que vous avez identifié ces risques, vous pouvez décider si le fournisseur est conforme aux normes que vous avez établies ; vous pouvez également demander à un fournisseur de prendre des mesures pour éliminer un risque que vous considérez comme trop élevé. Ce modèle d’analyse des risques fournisseur fournit une série de questions que vous pouvez ajuster en fonction des spécificités de votre situation. Pour faciliter la prise de décision, le modèle prévoit également un espace permettant d'attribuer les risques.
Télécharger le modèle d’analyse des risques fournisseur
Les fiches d’évaluation fournisseur : un outil stratégique
Les fiches d’évaluation des fournisseurs qui se concentrent sur des objectifs stratégiques tels que les ICP peuvent représenter un avantage concurrentiel pour les organisations qui les utilisent pour gérer plusieurs fournisseurs ainsi que des chaînes logistiques nationales et internationales complexes.
Suman Sarkar, associé chez 3S Consulting et auteur de The Supply Chain Revolution: Innovative Sourcing and Logistics for a Fiercely Competitive World, considère que des relations solides avec les fournisseurs contribuent fortement à la réussite des entreprises dans l'économie mondiale.
« La plupart des entreprises qui réussissent reconnaissent le rôle important joué par les fournisseurs dans leur succès, que ce soit pour stimuler les innovations, gérer les opérations ou améliorer les performances », souligne Sarkar. « Les fiches d’évaluation constituent un bon moyen pour responsabiliser les fournisseurs et suivre l'avancement de leur progression vers les objectifs commerciaux. »
Sarkar prend Steve Jobs comme exemple de personne ayant compris l’importance de la gestion des relations fournisseur et de la chaîne logistique de l’entreprise : « Lorsque Steve Jobs est retourné chez Apple pour reprendre les choses en main, ses trois objectifs étaient les suivants : premièrement, améliorer le pipeline de produits ; deuxièmement, améliorer le marketing ; et troisièmement, transformer la chaîne logistique. » Les résultats parlent d’eux-mêmes.
Blokdyk, PDG de Art of Service, considère les fiches d’évaluation fournisseur comme un élément essentiel pour une planification et une gestion stratégique optimales : « Dans une organisation efficace, la fiche d’évaluation fournisseur correspond souvent à un outil objectif qui va mesurer et suivre les performances des fournisseurs à différents niveaux de stratégie organisationnelle. » Pour en savoir plus sur la création de fiches d’évaluation objectives ainsi que sur l’importance du suivi des indicateurs prospectifs et rétrospectifs dans l'évolution des activités de l'entreprise, consultez la section « Tout ce que vous devez savoir sur les fiches d’évaluation objectives ».
En soi, les fiches d’évaluation fournisseur constituent déjà un outil stratégique. L’effet Hawthorne révèle que lorsqu'une personne – dans le cas qui nous intéresse, un fournisseur – sait qu'elle est observée, elle va modifier son comportement. En d’autres termes, lorsque les fournisseurs savent qu'ils sont évalués au moyen d’une fiche d’évaluation, ils font de leur mieux pour adapter ou modifier leurs actions afin de répondre aux attentes de l'entreprise et obtenir la validation de celle-ci.
Auto-évaluation et création d’une fiche d’évaluation fournisseur
Il peut être difficile de bien déterminer les ICP et autres indicateurs optimaux pour votre entreprise. Si vous rencontrez cette problématique, réalisez une auto-évaluation approfondie en coordination avec les parties prenantes internes à l'entreprise afin de bien déterminer vos objectifs.
« Il est important de réaliser une auto-évaluation (et donc de poser les bonnes questions) avant la conception de votre fiche d’évaluation », explique Blokdyk, consultant auprès des clients pour analyser les objectifs et les problématiques de l’entreprise. « Le premier objectif consiste à créer une fiche d’évaluation fournisseur en se fondant sur une conception de processus rationnelle. Utilisez ensuite la fiche d’évaluation afin d'avoir un aperçu rapide des opérations existantes. Cette évaluation servira de point de départ à votre analyse des écarts, qui vous aidera à bien identifier les objectifs ainsi que les points à améliorer. »
Blokdyk utilise sept paramètres, et chacun d'entre eux peut inclure plusieurs centaines de questions guidées. Les réponses à ces questions vont automatiquement générer des diagrammes de fiche d'évaluation RACI, ainsi que des mesures concrètes. La fiche d’évaluation signale également les domaines nécessitant une attention particulière.
Même si votre équipe ne génère pas des centaines de questions, ces étapes vous aideront, vous et les parties prenantes internes à l'entreprise, à créer une feuille de route pour les objectifs stratégiques et les indicateurs correspondants.
Voici les questions à utiliser pour les sept domaines d'auto-évaluation :
- Reconnaître : qu'est-ce qui est utile pour notre entreprise ? Quels sont nos problématiques ou symptômes défavorables ?
- Définir : quels sont les besoins et objectifs de notre entreprise ?
- Mesurer : comment gérons-nous actuellement les fournisseurs et leurs performances ? Quelles sont les données actuelles sur les performances et que révèlent-elles ?
- Analyser : que révèlent nos résultats actuels ? Quelles sont les causes, les hypothèses et les suppositions permettant d'expliquer notre situation actuelle ?
- Améliorer : comment pouvons-nous améliorer les processus et leur mise en œuvre ? Quelles sont les solutions pratiques ?
- Contrôle : comment pouvons-nous contrôler les livrables et les résultats ? Comment maintenons-nous un même niveau de performance et comment corrigeons-nous les éventuelles complications ?
- Pérenniser : comment pouvons-nous pérenniser nos pratiques pour l'avenir ? Comment conserver les avantages procurés par des améliorations de nos processus opérationnels ?
Une fois que vous avez identifié une stratégie appropriée pour votre fiche d’évaluation fournisseur, ainsi que les indicateurs associés, vous pouvez créer votre fiche d’évaluation personnalisée.
Indicateurs de la fiche d'évaluation fournisseur
Les indicateurs de la fiche d’évaluation fournisseur sont des statistiques mesurables qui fournissent des données concrètes sur les performances d’un fournisseur. Que vous compariez des fournisseurs potentiels ou que vous évaluiez les fournisseurs actuels, vous pouvez saisir et utiliser ces informations afin de quantifier et simplifier vos processus d’évaluation et de prise de décision.
« Les fiches d'évaluation doivent inclure des mesures qualitatives et quantitatives (volume) », explique Sarkar de 3S Consulting. « Par exemple, en ce qui concerne les services assurés par des fournisseurs externalisés, le nombre d’erreurs correspond à une mesure qualitative, tandis que le volume des transactions correspond à une mesure quantitative. Si la plupart des entreprises sont efficaces sur le plan quantitatif, elles s'attardent relativement peu sur les indicateurs qualitatifs. »
Sarkar ajoute : « La meilleure façon de créer des indicateurs qualitatifs pour les tableaux de bord consiste à discuter avec les parties prenantes de leurs objectifs commerciaux et de la façon dont un fournisseur peut contribuer à les atteindre. La fiche d’évaluation doit constituer une incitation plutôt qu'une pénalisation pour les fournisseurs ».
Voici quelques indicateurs standard à prendre en compte lorsque vous démarrez ou redéfinissez votre fiche d’évaluation :
| Qualité |
| Présente peu de problèmes d’erreur, de fautes ou de performances |
| Est conforme aux exigences d'un laboratoire d’essais certifié ou d’autres organismes de supervision |
| Dispose d’un système interne de contrôle de la qualité avant livraison |
| Livraison |
| Respecte les délais fixés et livre le projet dans les temps |
| Propose un calendrier de livraison flexible si besoin |
| Fournit des reçus et des rapports de livraison appropriés et exacts |
| Identifie correctement les produits et autres livrables |
| Fournit des matériaux d’emballage appropriés |
| Contrat |
| Respecte l'ensemble des conditions du contrat |
| Conformité |
| Conforme aux exigences des douanes et de la protection aux frontières américaines |
| Assume ses responsabilités environnementales/est engagé dans l’approvisionnement éthique |
| Suit un programme de responsabilité sociale |
| Conforme aux exigences applicables à votre organisation en matière de sécurité des produits |
| Conforme aux normes de sécurité |
| Conforme aux exigences légales |
| Entretien |
| Le taux de disponibilité des stocks permet de répondre à la demande sans commande en attente, sans rupture de stock et sans perte de ventes |
| Fournit un statut du stock en temps réel |
| Fournit d’excellents délais |
| Envoie rapidement des alertes sur les problèmes ou les préoccupations |
| Réduit au maximum les situations de commandes en attente et les ruptures de stock |
| Donne des conseils sur l'état de la production |
| Assure une assistance technique rapide et précise |
| Remplace rapidement tout produit rejeté ou défectueux |
| Gère efficacement et correctement les réclamations |
| Coûts/Tarifs |
| Offre l’option du coût le plus bas (ou moins élevé) |
| Propose des marchandises à un coût compétitif |
| Communique à l’avance toute augmentation de prix |
| Propose des idées pour réduire les coûts |
| Finances/Comptabilité |
| Envoie les factures rapidement |
| Envoie des factures claires |
| Intègre une procédure de rétrofacturation des paiements |
| Fournit des conditions de paiement claires |
| Assure une facturation précise |
| Accorde un crédit rapidement |
Équations pour calculer des indicateurs spécifiques
Afin de quantifier les performances des fournisseurs, de nombreuses organisations établissent des équations permettant de générer des données précises. Voici quelques exemples pour vous aider dans votre travail de notation :
- Quantité :
- Quantité mensuelle rejetée ÷ quantité mensuelle livrée = total des livraisons mensuelles
- Quantité trimestrielle glissante rejetée ÷ quantité trimestrielle glissante livrée = total des livraisons trimestrielles glissantes
- Délai :
- Temps réel - délai de départ = marge d’amélioration
« Pour bénéficier d’une bonne performance financière (qui constitue souvent le paramètre d’évaluation principal pour la plupart des entreprises), il faut de bonnes performances dans tous les autres paramètres de la fiche d'évaluation », explique Blokdyk.
Critères de la fiche d'évaluation fournisseur
Pour évaluer les fournisseurs, il est parfois moins simple d’utiliser des évaluations qualitatives que d’utiliser des mesures quantitatives strictes. Cependant, les mesures qualitatives peuvent également augmenter vos chances de réussite. La concurrence étant de plus en plus intense, les entreprises peuvent être fragilisées si elles privilégient des mesures quantitatives telles que la réduction des coûts, plutôt que des mesures qualitatives telles que l’innovation ou d’autres facteurs humains.
Gary Gustafson, président de G-Force Consulting et auteur, explique la chose suivante : « Je développe des chaînes d'approvisionnement dans l’industrie des sports motorisés (fabricants de motos, de VTT et de motoneiges) depuis plus de 20 ans, et je suis surpris que l'on continue souvent à utiliser les mêmes indicateurs. »
« Pourquoi n’existe-t-il pas d'indicateur de fournisseur relatif à l’innovation qui intègre la contribution du groupe d’ingénierie du fabricant d’équipement d’origine (OEM) concerné ? » Une modification de cet indicateur en ce sens le rend plus adaptable. « Un fournisseur qui cherche à améliorer son score ou un acheteur qui cherche à préserver son contrat peuvent miser sur des indicateurs qui sont désormais dépassés, tels que la réduction des coûts d’une année sur l’autre (YOY) et la livraison dans les délais. »
Pour Gustafson, une réflexion à long terme est indispensable : « Si l'on ne pense pas de manière stratégique, on risque d'entraver l’innovation et d’occulter certaines opportunités de plus grande envergure. Lorsque les entreprises ont une vision à court terme, les acheteurs (qui ont tout intérêt à maintenir une situation de statu quo ou de n'améliorer les choses que très progressivement) refusent les opportunités proposées ; d’autres ne prennent même pas le temps de considérer ces opportunités. »
Gustafson souligne qu'il est nécessaire de considérer l’innovation comme un paramètre crucial de la fiche d’évaluation : « Si un acheteur s’associe à un fournisseur établi mais qui ne maîtrise pas les nouvelles technologies, il est possible qu’il reçoive une prestation moindre, car le fournisseur ne sera pas capable de lui apporter de nouvelles idées de conception ».
Utilisez cette liste pour ajouter des éléments à votre fiche d'évaluation ou pour organiser une discussion sur des critères adaptés à votre entreprise :
| Capacités stratégiques |
| Proposition de valeur commerciale |
| Équipe de R&D solide |
| Évaluation de l’état financier des fournisseurs |
| Intégration verticale des compétences dans la chaîne logistique |
| Politiques en vigueur tout au long de la chaîne logistique |
| Enregistrement hebdomadaire des unités de produits en rupture de stock et des montants équivalents |
| Réactivité et créativité |
| Orientation continue vers l'amélioration |
| Suivi du développement des nouveaux produits |
| Développement de nouveaux produits et innovation |
| Idées et opportunités pour générer des économies |
Lorsque l'accent est mis sur les indicateurs de coûts et sur des objectifs d’épargne prédéfinis, cela nuit souvent aux perspectives de l’entreprise. « Dans mon secteur d’activité, l’innovation constitue souvent la plus grande contribution qu’un fournisseur puisse apporter à un équipementier. Mais cette innovation peut être vouée à l'échec chez l’équipementier si les indicateurs n'incitent pas le responsable des produits à tirer des idées innovantes de ses fournisseurs (tout en respectant la propriété intellectuelle). S'assurer que le pipeline de produits soit alimenté par les innovations des fournisseurs devrait être tout aussi important que la concentration en PPM (parties par million), la réduction des coûts, ou n'importe quel autre indicateur », souligne Gustafson.
ICP essentiels pour les fiches d'évaluation fournisseur
Un indicateur clé de performance des fournisseurs est une valeur mesurable indiquant si les performances des fournisseurs permettent à l'entreprise d'atteindre ses objectifs commerciaux stratégiques.
« Si vous établissez une fiche d'évaluation des fournisseurs basée sur les accords de niveau de service (SLA) inclus dans le contrat, il faut que vos ICP soient bien définis », explique Sarkar. Les ICP de votre entreprise vont varier en fonction de la nature des objectifs de votre entreprise et de la façon dont vous les mesurez. »
Sumari fournit un exemple de SLA/ICP : « Prenons un fournisseur de services de transport qui souhaite offrir aux employés de son client un excellent service de transport. Celui-ci devrait établir un SLA spécifiant que les conducteurs doivent fournir un service de haute qualité à la clientèle et adopter une conduite prudente. Après tout, le conducteur est la première et la dernière personne avec laquelle un employé interagit chaque jour ».
« Pour mesurer les performances du fournisseur de transport sur ces critères, à savoir le service à la clientèle et la sécurité, vous allez établir des ICP intégrant les retours du client sur les points suivants : comportement général du conducteur, communication, réactivité. Vous utiliserez ces indicateurs en complément du dossier du conducteur en matière d'historique de conduite et d'accidents. Vous traduirez ensuite ces ICP en une fiche d'évaluation mesurant les performances mensuelles. »
Voici les ICP essentiels à prendre en compte lorsque vous créez votre fiche d'évaluation fournisseur :
- Nombre de fournisseurs : analysez votre dépendance vis-à-vis de fournisseurs spécifiques et éliminez les fournisseurs inutiles.
- Taux de conformité : dans quelle mesure les fournisseurs respectent-ils les exigences de l’entreprise, les exigences de sécurité et les exigences réglementaires ?
- Temps du cycle des commandes : identifiez vos retards ainsi que leur impact sur votre entreprise.
- Disponibilité des fournisseurs : mesurez chez le fournisseur sa capacité de réponse à une demande, ainsi que sa capacité à évoluer en fonction des besoins de votre entreprise et de vos clients.
- Taux de défaut des produits : déterminez vos niveaux actuels et votre seuil de rentabilité afin de mesurer les pourcentages de défauts.
- Taux d’erreurs : suivez la fréquence à laquelle un fournisseur commet des erreurs par rapport au produit ou service à livrer.
- Matériaux défectueux : assurez-vous que le fournisseur produit des matériaux de qualité adéquate.
- Délais compétitifs : calculez le temps total nécessaire pour exécuter une commande.
- Coût des commandes : contrôlez les coûts internes associés à chaque achat.
- Réduction des coûts d’approvisionnement : utilisez des données agrégées afin d'éviter tout coût supplémentaire potentiel à l’avenir.
- Retour sur investissement des achats : déterminez le retour sur investissement associé à un fournisseur spécifique.
- Amélioration continue : identifiez si le fournisseur privilégie une amélioration progressive ou bien en dents de scie.
Pour obtenir plus d’informations ainsi que des conseils d’experts sur l'identification des ICP et d’autres indicateurs de réussite, consultez le « Guide essentiel pour définir les indicateurs de tableau de bord d’entreprise ».
Pondération des indicateurs
La pondération ou l’attribution d'une valeur différenciée aux indicateurs de la fiche d’évaluation fournisseur consiste à évaluer l’impact de chaque mesure sur l'ensemble de l’entreprise. Vous pouvez déterminer les pondérations en fonction des conséquences d’un indicateur sur les coûts, les risques, les clients, les unités commerciales, les relations commerciales et la réussite organisationnelle.
« Les pondérations dépendent des objectifs de votre entreprise et doivent inciter les fournisseurs à répondre aux aspects les plus importants pour votre entreprise », conseille Sarkar. « Les pondérations fournissent aux dirigeants de l’entreprise comme aux fournisseurs un aperçu rapide des étapes à suivre afin de résoudre les problèmes de performance. »
Blokdyk ajoute que les pondérations sont toujours subjectives : « Si en tant que client, vous valorisez davantage la réalisation du projet que le respect des limites budgétaires, vous pouvez dépasser les dépenses et considérer que le projet est une réussite, tout particulièrement si vous avez pondéré en conséquence les critères de votre fiche d'évaluation fournisseur. Si vous souhaitez que votre programme de gestion des fournisseurs permette d'ajouter de la valeur à votre organisation, veillez à ce que votre évaluation des fournisseurs aille au-delà des du simple respect d’une norme ou d’un règlement ».
« Généralement, la pondération des réussites et des échecs opérationnels s'effectue en dehors de la fiche d'évaluation fournisseur. Par exemple, vous allez reconnaître la compétence d’un fournisseur en lui attribuant un nouveau programme. À l’inverse, vous allez imposer des pénalités à un fournisseur responsable d’un rappel de produit », explique Gustafson, d'après son expérience dans l’industrie des sports motorisés.
Gustafson propose un scénario de pondération basé sur des pourcentages, et montre comment celui-ci peut changer au fil du temps en fonction des conditions commerciales :
« Sur la fiche d'évaluation fournisseur, l’on peut partir de l'idée que 30 % de l'évaluation sera associé aux performances en matière de coûts, 30 % à la qualité, 20 % à une livraison dans les délais et 20 % à l’innovation. Ces quatre catégories se décomposent ensuite en différentes mesures de performance qui définissent le résultat final ».
« D’une année sur l’autre, une organisation peut changer la façon dont elle évalue ces quatre catégories. Au cours d'une année où l'entreprise fait face à des difficultés financières, elle peut attribuer un pourcentage plus élevé de sa note globale vers une réduction des coûts pour l'exercice suivant. Dans un contexte d’innovation rapide, il est judicieux de pondérer la fiche d'évaluation en fonction des nouvelles idées ou des améliorations apportées aux nouveaux produits. »
Bonnes pratiques pour les fiches d'évaluation fournisseur
Blokdyk explique la chose suivante : « Les fiches d’évaluation fournisseur que vous créez en vous basant sur les bonnes pratiques établissent un cadre pour la gestion de votre entreprise. Elles permettent en effet de traduire des stratégies globales en objectifs opérationnels, et de communiquer ces objectifs via des mesures et des buts que chaque partie prenante pourra comprendre ».
Bonnes pratiques des experts pour les fiches d'évaluation fournisseur :
Voici quelques conseils indispensables fournis par des experts en matière de fiche d'évaluation des fournisseurs :
- Faites bouger les lignes régulièrement : « Établissez des ICP réalisables ; définissez des objectifs annuels et trimestriels tout en continuant à sortir des sentiers battus ; développez et mettez en œuvre de nouvelles idées qui vont définir les attentes à satisfaire », suggère Blokdyk.
- Pensez collaboratif : travaillez avec les fournisseurs dans un esprit de collaboration afin de favoriser la réussite de l’entreprise. Nos experts étaient tous d'accord sur un point : la fiche d'évaluation doit encourager les fournisseurs à bien travailler, non pas les pénaliser. Blokdyk recommande la chose suivante : « Évaluez les performances par rapport à des critères mutuellement convenus ou acceptés, et discutez des solutions d’amélioration avec vos fournisseurs actuels, plutôt que de changer immédiatement de fournisseurs qui devront passer par un processus d'intégration. »
- N'oubliez pas de prendre en compte les indicateurs qualitatifs : « Si la plupart des entreprises sont efficaces sur le plan quantitatif, elles s'attardent relativement peu sur les indicateurs qualitatifs. Par exemple, en ce qui concerne les services assurés par des fournisseurs externalisés, le nombre d’erreurs correspond à une mesure qualitative, tandis que le volume des transactions correspond à une mesure quantitative », déclare Sarkar de 3S Consulting. « Après une discussion avec un fournisseur, vous pourrez apporter des ajouts pertinents à la fiche d'évaluation. »
- Optez pour la simplicité : votre fiche d'évaluation doit être facile à utiliser. Tenez-vous-en aux buts et aux objectifs principaux, et faites en sorte que les informations de la fiche soient succinctes et faciles à assimiler. Ajoutez des fonctionnalités telles qu'un code couleur afin de signaler les actions à mettre en œuvre ou visualiser rapidement le statut d’un ICP.
- Impliquez les parties prenantes : lorsque vous développez ou affinez votre fiche d'évaluation fournisseur, sollicitez l’implication transversale de tous les services concernés au sein de votre organisation.
- Posez des jalons : afin d’atteindre les objectifs de votre entreprise, synchronisez vos ICP avec votre ensemble de critères de références et avec l'échéancier correspondant.
- Associez incitations et pénalités : bien que tous nos experts estiment que les mesures de sanction sont contre-productives dans le cadre d'un partenariat, vous pouvez envisager de fournir des primes ou de réclamer des réductions en fonction des résultats des indicateurs. « Pensez à inviter les fournisseurs ayant obtenu les notes les plus élevées à répondre à de nouveaux appels d’offres, même si votre acheteur ou votre responsable des produits n’est pas certain que ces fournisseurs spécifiques soient la solution optimale. Les notes élevées doivent être récompensées, et non pas seulement à titre symbolique », recommande Gustafson.
- Clarifiez votre processus : définissez des normes concernant les mesures à prendre lorsque les performances sont inacceptables, ainsi que la façon dont vous devez traiter les griefs. « Établissez un processus clair ; un fournisseur doit avoir le droit de contester les éléments d'une fiche d'évaluation sans représailles. Laisser le responsable des produits noter les fournisseurs et gérer leurs griefs, c’est un peu comme si le renard devait garder le poulailler. Par exemple, si la demande de votre responsable des produits (disons qu'il s’agissait d’un contrôle technique) a conduit un fournisseur à rater un de ses envois, il faut qu'un processus clair soit en place afin de corriger le problème en faveur du fournisseur », conseille Gustafson.
- Définir les attentes : une fiche d’évaluation bien conçue doit définir et communiquer clairement les attentes. Elle doit indiquer précisément ce qui constitue une bonne performance du fournisseur, une performance simplement acceptable, inférieure aux attentes ou bien mauvaise.
- Effectuez des analyses et planifiez des audits de façon cohérente : l’évaluation des fournisseurs n'est pas un processus qui n’intervient qu’une seule fois. Faites savoir à vos fournisseurs que des analyses sont en cours et que vous effectuerez des audits régulièrement auprès de chacun de vos fournisseurs contractuels.
- Collectez des données : réfléchissez à ce que vous souhaitez accomplir avec les données que vous collectez. Vous devez être en mesure de segmenter les données par date, catégorie, fournisseur, style et élément. Recueillez les données des commandes et des livraisons à partir de votre système de gestion des commandes afin d’obtenir des informations détaillées et générales.
- Comparez les fournisseurs : en comparant les fournisseurs les uns aux autres afin d'obtenir des données stratégiques, il devient plus facile de sélectionner de nouveaux fournisseurs ou de repenser les performances actuelles des fournisseurs.
- Sondez toutes les parties prenantes : demandez aux employés qui travaillent en étroite collaboration avec un fournisseur, ou qui dépendent grandement de lui, de vous en dire plus sur ses performances. Examinez si les opinions recueillies en interne concordent avec vos données et votre évaluation du fournisseur.
- Planifiez l’avenir (haute technologie) : Blokdyk estime que l’intelligence artificielle (IA) va gagner en importance dans les bonnes pratiques de gestion des fournisseurs. Par exemple, l’IA accélère le remplissage des bases de données et fournit des alertes en temps réel sur les problèmes qui nécessitent une attention humaine. « Une veille stratégique basée sur l’IA constitue l’avenir de la gestion des fournisseurs. Celle-ci est déjà utilisée dans des secteurs comme l’aérospatiale et la santé », explique Blokdyk. « Elle peut également fournir à votre organisation un avantage par rapport à des concurrents ne pouvant pas accéder à vos informations stratégiques. »
Comment aborder le sujet des fiches d'évaluation avec un fournisseur
Si les fiches d'évaluation sont un nouvel élément pour votre entreprise et pour vos relations avec les fournisseurs, favorisez des relations de travail et des résultats optimaux en intégrant rapidement vos fournisseurs au processus et en présentant ce changement sous la forme d'un partenariat. Pour obtenir les meilleurs résultats à chaque étape du processus, procédez comme suit :
- Avant la mise en œuvre : abordez le sujet des fiches d'évaluation de façon informelle avec vos fournisseurs.
- Orientation : présentez officiellement le programme, les ICP et autres indicateurs.
- Réunion avec les fournisseurs : organisez des réunions afin de répondre à toute question éventuelle de vos fournisseurs.
- Déploiement : mettez en œuvre un déploiement progressif afin de régler tout problème potentiel. Par ailleurs, consultez fréquemment les fournisseurs pour voir comment les nouvelles normes fonctionnent de leur côté, et ce qu’ils pensent de leur notation.
En fin de compte, le but est d'obtenir l'engagement des fournisseurs. Travaillez main dans la main afin de mesurer les progrès et organisez une réunion à intervalles réguliers : trimestriels, mensuels, voire hebdomadaires si nécessaire.
Pourquoi utiliser une fiche d'évaluation fournisseur ?
Les fiches d'évaluation constituent une méthode objective pour mesurer les performances des fournisseurs. Elles peuvent renforcer les relations, faire diminuer les coûts, réduire les erreurs et servir d’outil bénéfique à chacun pour une amélioration continue des performances.
Les fiches d'évaluation fournisseur présentent les principaux avantages suivants :
- Clarté : les métriques et les autres ICP définissent votre organisation sur les plans quantitatifs et qualitatifs, en exprimant les tendances les plus signifiantes de votre entreprise. Établissez une fiche d'évaluation qui donne une vision équilibrée du rôle plus général d’un partenariat. Rassurez les fournisseurs qui s’inquiètent que les entreprises mettent trop l’accent sur les dimensions financières et budgétaires à court terme. Votre fiche d'évaluation doit démontrer votre engagement en matière de responsabilité sociale, en intégrant des éléments de gouvernance environnementale et sociale.
- Objectivité : selon Gustafson de G-Force Consulting, « les fiches d'évaluation des fournisseurs proposent une analyse objective et fondée sur les données des performances des fournisseurs, ce qui permet d'éliminer les erreurs et les préjugés personnels dans le processus de gestion de la chaîne logistique. Une entreprise doit disposer d’un moyen objectif pour évaluer les performances des fournisseurs. Les fiches d'évaluation offrent aux fournisseurs un système objectif et équilibré pour juger à la fois de l'évolution de leurs propres performances, et de celles d’autres fournisseurs du même secteur. »
- Spécificité : « Non seulement les fiches d'évaluation présentent les avantages inhérents à un outil d’analyse, elles offrent également l’avantage de l’auto-évaluation ; le processus même de personnalisation de vos fiches d'évaluation en fonction des besoins particuliers de votre entreprise permet de générer des enseignements précieux. Les solutions de fiches d'évaluation fournisseur vous donnent le moyen de gérer, surveiller et pérenniser vos stratégies de croissance, en fournissant un niveau de détail adéquat aux bonnes personnes et au bon moment », explique Blokdyk de The Art of Service.
- Suivi et analyse comparative : les fiches d'évaluation permettent de savoir si les fournisseurs respectent leurs SLA et font office d’outil d’analyse comparative entre les performances des fournisseurs. « Les mesures des fiches d'évaluation fournisseur garantissent un équilibre entre les mesures externes (relatives aux actionnaires et aux clients) et les mesures internes (relatives aux processus opérationnels majeurs, à l’innovation et à l’apprentissage). Par ailleurs, ces mesures évoluent parallèlement à la croissance de l'entreprise », explique Blokdyk.
- Aide à la négociation : les données que vous recueillez à partir de fiches d'évaluation permettent de créer une plateforme stable et fondée sur des données probantes pour vos négociations nouvelles ou en cours avec des fournisseurs actuels ou futurs.
- Prise de décision et aide au consensus : les fiches d'évaluation vous permettent de visualiser des données permettant de justifier et d’initier des mesures correctives et de simplifier le processus de prise de décision pour les responsables individuels ou les équipes.
- Justification des fournisseurs : grâce à un ensemble unique ou multiple de documents de fiches d'évaluation, vous pouvez rapidement évaluer si un fournisseur constitue un atout ou un risque pour votre entreprise.
- Amélioration des partenariats : la transparence des fiches d'évaluation des fournisseurs facilite la communication et la compréhension entre toutes les parties prenantes. Vous devez utiliser les fiches d'évaluation de façon continue, à la fois en interne et en externe (c’est-à-dire avec les fournisseurs). Blokdyk recommande d’utiliser les fiches d'évaluation dans vos évaluations trimestrielles, mensuelles, voire hebdomadaires, en fonction des priorités de votre entreprise : « Ne faites pas comme si les fiches d'évaluation des fournisseurs étaient un outil autonome. Vous devez les utiliser en tant que parties intégrantes des procédures opérationnelles standard ou des examens officiels des fournisseurs. Sinon, vous n'exploiterez pas toute leur valeur. »
Blokdyk résume tous les avantages de « l’utilisation de fiches d'évaluation fournisseur personnalisées et spécifiques à l’entreprise : celles-ci vont permettre de responsabiliser votre personnel, d'accéder rapidement aux informations critiques, d'effectuer vos activités de gestion plus efficacement et de fournir des rapports et des analyses essentiels à votre entreprise. »
Pour plus d’informations sur la gestion des fournisseurs et des contrats, consultez le « Guide des solutions de gestion des fournisseurs et des contrats ».
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