La Fédération royale espagnole de football gagne en synergie, en visibilité et en efficacité grâce à Smartsheet

Peut-être connaissez-vous déjà la légendaire équipe nationale espagnole qui s’est imposée sur la scène mondiale du football. Mais saviez-vous qu’elle était chapeautée par la Fédération royale espagnole de football (RFEF) ? Fondée en 1909, cette organisation qui régit le football espagnol administre les compétitions et gère les différents niveaux du système de la ligue espagnole de football. Elle est également chargée de nommer les dirigeants des équipes nationales de football et de futsal. En tant qu’organisation régissant le football espagnol, la RFEF compte actuellement plus de 1 000 000 de joueurs inscrits, représentés par 30 000 clubs de football enregistrés. Face à l’échelle et la complexité de la tâche, Carlos Nadal, coordinateur de la stratégie et des relations internationales au sein de la RFEF, estime que « le travail d’équipe est la clé. Nous en sommes témoin tous les jours sur le terrain, et cela s’applique également à la gestion de la Fédération royale espagnole de football. » 

Restructuration d’un réseau déconnecté et complexe

Avec des clubs de football répartis sur 23 territoires et regroupant 30 000 organisations, il peut s’avérer difficile d’élaborer un plan stratégique commun qui rassemble tout le monde à l’échelle nationale. Mais l’exécution de ce plan stratégique, en particulier à grande échelle, peut représenter un défi tout aussi difficile à relever.

« L’un des grands axes du plan d’action stratégique espagnol portait sur la transformation numérique. Auparavant, nous utilisions des classeurs Excel à des fins de suivi. Mais il était compliqué de gérer et contrôler d’une manière ou d’une autre l’ensemble du développement des différentes fédérations territoriales, et même de suivre et gérer le travail au sein de la RFEF elle-même », confie Francesc Solanellas, consultant de l’UEFA en matière de planification stratégique pour la RFEF.

Forte de ses grands projets et de ses ambitions à réaliser, la RFEF a donc entrepris de chercher une solution numérique qui aiderait l’organisation à travailler de manière plus structurée. « Nous devions suivre nos objectifs de manière plus automatisée tout en optimisant notre collaboration et notre communication », ajoute Francesc Solanellas. La RFEF avait également besoin d’un meilleur accès aux données pertinentes, afin de s’assurer que l’organisation prenait des décisions éclairées. 

Recherche d’une solution simple et agile

La RFEF a commencé à évaluer différentes plateformes susceptibles de favoriser la collaboration mondiale autour de ses objectifs stratégiques.

« Smartsheet offrait la flexibilité et l’évolutivité dont nous avions besoin. Nous avons également pu l’intégrer aux autres solutions que nous utilisions au quotidien », souligne Carlos Nadal.

Pour la RFEF, il était également crucial de déployer une solution simple et conviviale pour sa base d’utilisateurs distribués. L’organisation a fait appel à Uniendo Nodos, partenaire officiel de Smartsheet, pour l’assister dans la mise en œuvre et la formation des employés. 

Délégation des rôles, des tâches et des informations

Smartsheet a permis à la RFEF de structurer le travail en déléguant des objectifs stratégiques et des sous-objectifs à chaque fédération territoriale. La plateforme centralisée regroupe les tâches, les budgets, les calendriers, les comptes redus et les rapports avec des indicateurs de santé spécifiques pour chaque objectif. « Nous utilisons également Dynamic View, WorkApps, Calendar App et Data Shuttle pour améliorer la collaboration et la visibilité et, ainsi, travailler plus efficacement », explique Rafa Serrano, directeur technique chez Uniendo Nodos. Toutes les équipes responsables se sont vu attribuer des rôles spécifiques au sein de la plateforme, leur donnant divers niveaux d’accès à différents outils et données. Par exemple, les responsables territoriaux peuvent travailler dans des feuilles de projet pour leurs territoires respectifs, tandis que les tuteurs peuvent uniquement consulter les feuilles et les tableaux de bord concernant les territoires qui leur ont été attribués. La RFEF a également utilisé le système Data Shuttle de Smartsheet pour intégrer la plateforme à d’autres solutions, tandis que l’application DataMesh lui a permis d’éliminer certaines erreurs telles que les fautes de frappe, les doublons de données et les tâches inutiles. S’il était essentiel que cette architecture soit évoquée au cours de la mise en œuvre, les utilisateurs finaux ne sont pas tenus de connaître les composants spécifiques qui constituent la plateforme utilisée par RFEF pour participer au changement stratégique : ils n’ont qu’à se concentrer sur le travail et les données dont ils sont responsables. 

Une équipe unie

« Le défi consistait à rassembler le travail de plusieurs fédérations territoriales autour de quatre objectifs stratégiques communs, sachant que différents rôles sont impliqués, des mentors aux responsables », analyse Francesc Solanellas. Grâce à un système centralisé et exploitable, la RFEF et son réseau complexe de fédérations territoriales peuvent désormais fonctionner comme une machine bien huilée. La solution permet également de disposer d’une vue d’ensemble de chaque projet ou objectif stratégique.

« Le fait de disposer d’une visibilité complète sur chaque programme, projet ou tâche favorise la prise de décisions plus éclairées. Nous sommes désormais plus rapides, efficaces et coordonnés à travers l’organisation. Smartsheet nous offre cette perspective globale que nous pouvons présenter au conseil d’administration », complète Carlos Nadal. 

« Smartsheet nous a permis de passer d’une culture du travail plus traditionnelle à une culture du travail collaboratif, organisée par projets et axée sur les mêmes objectifs », conclut Carlos Nadal. À l’avenir, la RFEF compte poursuivre sa transformation numérique et sa modernisation, afin de permettre aux athlètes locaux de révéler leur plein potentiel et de perpétuer l’héritage du football espagnol.