A.G. Coombs rationalise ses processus de travail et se conforme aux protocoles de sécurité liés à la pandémie en utilisant Smartsheet

La technologie numérique est fondamentale pour la conception et la construction de nouveaux bâtiments innovants. Fondé en 1945, le groupe A.G. Coombs est l’un des principaux fournisseurs spécialisés dans les services aux bâtiments, qui offre une gamme intégrée de services techniques pour tous les systèmes des bâtiments, depuis la climatisation, les services mécaniques à la protection contre l’incendie, l’électricité et l’éclairage, et les technologies de contrôle des bâtiments.

L’utilisation de Smartsheet a permis à A.G. Coombs de rationaliser de multiples processus métier, en contribuant ainsi à améliorer les normes de sécurité, les opérations et la prestation des services aux clients.

« Les outils les plus utiles permettant la flexibilité sont de loin les outils basés sur le cloud », déclare Gavin Cheetham, responsable de la modélisation des informations de la construction (BIM) chez A.G. Coombs. « Ils peuvent être utilisés n’importe où - au travail, à la maison, dans un café - et ils nous permettent de communiquer par e-mail, de partager des fichiers et de communiquer depuis n’importe quel endroit ».

L’un des grands spécialistes de l’information numérique de la société, Gavin Cheetham s’attache à fournir aux clients une approche cohérente de la mise en œuvre et de l’exploitation de l’ingénierie numérique, depuis la conception jusqu’au service et à l’exploitation. Ses 35 années d’expérience dans le secteur lui ont appris que la technologie peut être un puissant facteur de différenciation, tant dans les opérations de construction que dans la gestion des processus opérationnels. Smartsheet est inclus dans sa panoplie d’outils numériques et fait partie intégrante de la capacité d’A.G. Coombs à accroître le retour sur investissement (ROI) tant pour les processus internes que pour les services aux clients.

« Nous avons effectué des comparaisons de retour sur investissement entre les flux de travail manuels et ceux de Smartsheet, et c’est le jour et la nuit » constate Gavin Cheetham. « Le gain de temps peut être important. En outre, il est absolument essentiel que nous mesurions ce que nous faisons avant et après les changements ; bien sûr, pour qu’une proposition de retour sur investissement aboutisse, vous devez estimer à quoi peut ressembler la situation après les changements. J’utilise Smartsheet pour enregistrer un certain nombre d’investissements que nous avons réalisés au fil du temps, et j’utilise des rappels mensuels pour enregistrer des indicateurs clés sur chacun d’entre eux. Cela peut ensuite déboucher sur un rapport de retour sur investissement pour prouver que l’investissement a permis de gagner du temps et de l’argent ».

La numérisation pour faire face aux imprévus

A.G. Coombs utilise Smartsheet depuis 2017 pour numériser les processus papier et contribuer à éliminer le chevauchement des tâches et les tâches inefficaces. Selon Gavin Cheetham, si les flux de travail administratifs ont été les plus bénéfiques, Smartsheet a aussi permis de gagner beaucoup de temps dans la conception technique, la gestion de la sécurité sur le chantier et d’autres domaines en contact avec les clients. L’entreprise a entièrement numérisé un plus grand nombre de ses processus commerciaux, ce qui a facilité la transition lorsque la pandémie de COVID-19 a entraîné des fermetures dans la région.

« À l’approche de Noël l’année dernière, nous avons effectué un important travail de gouvernance pour mettre en place nos systèmes de collaboration unifiée », explique Gavin Cheetham. « Nous avons fait quelque chose de similaire pour Smartsheet à la même époque, alors quand le COVID est arrivé, nous nous sommes pleinement engagés dans cette voie. Nous avons orienté nos employés vers nos systèmes et nos formations, et nous avons intensifié l’utilisation de Smartsheet. L’impact de la mise en place des systèmes a été vraiment important. Notre personnel a été formé au fil du temps pour s’aligner sur les normes internes, donc sans ces normes, il y aurait eu un manque de confiance de la part de notre personnel. Nous travaillons encore sur différents éléments de gestion du changement pour nous assurer que personne ne se retrouve à la traîne ».

Prise en charge d’une série d’exigences de conformité COVID-19

Les travaux de construction ont pu se poursuivre pendant la pandémie, grâce à la mise en place d’un grand nombre d’exigences de sécurité visant à limiter le nombre de personnes présentes sur les chantiers, à contrôler et à rendre compte du respect des règles par les employés, et à assurer le suivi des expositions potentielles par la recherche des cas contacts. Cette opération a nécessité la saisie et le suivi d’une grande variété de données.

  Les solutions Smartsheet d’A.G. Coombs pour la lutte contre le COVID-19 comprennent une liste de contrôle pour le nettoyage des bureaux avec des rappels détaillés, une cartographie du personnel sur site pour enregistrer exactement où se trouvaient tous les employés au cours d’une journée de travail, et un sondage quotidien auprès du personnel pour suivre les symptômes potentiels et les contacts avec d’autres personnes, ce qui permet à l’équipe des RH d’assurer un suivi approprié des cas confirmés parmi les membres du personnel ou leurs contacts si nécessaire.

« Nous avions mis en place un système de recherche et d’isolement des contacts ; Smartsheet a très bien soutenu ce résultat, et nous continuons à l’utiliser à ce jour », explique Gavin Cheetham. « Même avec un nombre de cas aussi faible, nos gouvernements sont toujours très stricts pour s’assurer que nous respectons ce que nous appelons nos plans COVIDSafe, et Smartsheet joue toujours un rôle clé ».

Les données sont saisies dans un tableau de bord qui permet aux responsables de suivre le statut de leurs équipes, et des rappels automatiques garantissent que les personnes remplissent les enquêtes et les listes de contrôle requises pour leur rôle. Parce que Smartsheet est facile à utiliser et à apprendre, A.G. Coombs a été en mesure de développer et de déployer rapidement une variété de solutions spécialisées pour répondre aux exigences du gouvernement sur tous les sites et activités.

« Nous avons environ 50 solutions liées à la lutte contre le COVID construites dans Smartsheet », explique Gavin Cheetham. « Cela inclut des fiches, des indicateurs, des rapports, des tableaux de bord. Pour être franc, nous ne pourrions pas nous passer de Smartsheet. Elle nous a permis de créer notre sondage COVID quotidien en une heure environ. Il n’y a pas d’entrées spéciales pour les développeurs. C’est une solution simple, élégante et appropriée ».

Une plateforme pour la croissance et l’innovation

Selon Gavin Cheetham, Smartsheet est un élément important de l’adaptation de l’entreprise aux conditions de travail en cas de pandémie, notamment parce qu’elle permet de rétablir le type de communication naturelle qui était précédemment la norme dans les bureaux physiques. Même lorsque les confinements liés à la pandémie prendront fin, ces capacités resteront importantes à mesure que l’entreprise se développera.

« Nous avons assisté à une adoption importante de la technologie, notamment en ce qui concerne les systèmes de collaboration unifiée », explique Gavin Cheetham. « Cela inclut la vidéo, l’audioconférence, la messagerie instantanée ; tous ces éléments font désormais partie du quotidien. Nous constatons également une augmentation des flux d’approbation numériques, soutenus par Smartsheet bien sûr ».

Les futurs projets Smartsheet en cours comprennent une initiative à l’échelle de l’entreprise visant à développer un référentiel de normes qui fournira un endroit unique pour les informations essentielles. A.G. Coombs développe également des initiatives orientées vers le client, telles qu’un système de gestion des actifs qui regroupera les signaux des capteurs et les données des observations sur site pour suivre l’état des systèmes du bâtiment et permettre une maintenance préventive. Selon Gavin Cheetham, l’augmentation du nombre de projets nécessitera une approche plus complète de la formation, soutenue par la vaste quantité d’informations disponibles via le centre d’apprentissage et la communauté en ligne de Smartsheet.

« Ce qui est vraiment bien avec Smartsheet, c’est la quantité de contenus disponibles en ligne dans le centre d’apprentissage », explique Gavin Cheetham. « Il y a de très bons contenus, notamment sur la façon d’utiliser les formules, qui peuvent devenir assez complexes, surtout sur plusieurs feuilles ».

Smartsheet aide également les employés d’A.G. Coombs à collaborer plus efficacement. Selon Gavin Cheetham, un rapport récent a montré que près de 100 utilisateurs sous licence étaient en mesure de partager des informations avec plus de 1 000 collaborateurs externes.

« Pour moi, c’est un résultat extraordinaire », dit Gavin Cheetham. « Ce sont des gens qui ne paient pas de licences mais qui, au bout du compte, collaborent avec A.G. Coombs. Ces chiffres continuent d’augmenter à mesure que nous avançons dans notre parcours Smartsheet. Nous gagnons un temps considérable, et nous avons fait des choses assez étonnantes ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.