Bland & Associates, P.C. augmente l’efficacité des opérations du cabinet, de sa comptabilité et de ses services de conseil aux agences gouvernementales grâce à Smartsheet

Pour réussir, un cabinet d’expertise-comptable basé à Omaha doit prêter une attention minutieuse aux détails, que ce soit pour ses services traditionnels d’audit, de comptabilité fiscale et de gestion financière, ou pour ses solutions de conseil aux agences gouvernementales. Cette attention aux détails est essentielle, quelle que soit la répartition géographique de l’équipe ou les circonstances de travail, comme une pandémie mondiale obligeant à travailler à distance. Bland & Associates, P.C. (Bland) utilise Smartsheet pour automatiser et simplifier les activités du cabinet, les audits, la gestion de projet et la surveillance des contrats conclus avec des agences gouvernementales, ainsi que bien d’autres tâches. Ses processus plus efficaces ont aidé le cabinet à surmonter les perturbations dues au COVID-19 tout en fournissant des résultats de haute qualité aux clients.

« Nous avons constaté qu’il y avait un besoin immédiat en matière de gestion de projet, puis nous avons étendu nos activités aux outils de suivi, aux tableaux de bord et aux outils de visualisation », explique Jason Tonjes, partenaire de Bland. « Puis, au cours des six derniers mois, nous avons commencé à voir de plus en plus d’équipes utiliser Smartsheet comme moyen de communication. Cela a commencé avant l’arrivée du COVID-19, mais lorsque nous sommes passés au télétravail, comme cela a été le cas quasiment partout aux États-Unis, un outil comme Smartsheet nous a permis de ne pas encombrer les boîtes de réception. Nous nous engageons de plus en plus dans l’automatisation et essayons d’améliorer l’efficacité de notre cabinet. »

Bland utilise Smartsheet pour gérer le travail, notamment les processus d’audit, le développement de l’activité, le développement du contenu marketing et le traitement des demandes opérationnelles du cabinet Un bureau de gestion de projet nouvellement formalisé utilise Smartsheet Control Center pour normaliser ses processus. Smartsheet allie des fonctionnalités puissantes à une facilité d’utilisation et à une structure flexible qui aident les responsables à trouver un équilibre entre la cohérence de l’entreprise et les besoins uniques, propres à chaque client et à chaque mission.

« À l’heure actuelle, chaque chef de projet gère son projet comme il l’entend », explique Abby Fargo, chef de projet chez Bland. « Nous avons récemment mis en place un bureau de gestion de projet et nous sommes en train de développer des modèles selon une ligne directrice précise : vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire à votre feuille de contrat, tant que vous conservez les mêmes colonnes. » Nous cherchons à atteindre une certaine homogénéité entre les contrats, afin de pouvoir extraire les mêmes informations de chacun d’entre eux pour mieux comprendre où nous en sommes. »

Gagner du temps et transformer les styles de gestion

Avant d’adopter Smartsheet, les équipes de Bland géraient une grande partie de leur travail par le biais d’e-mails et de feuilles de calcul, avec quelques formulaires papier qui nécessitaient des signatures et des scans. Il était difficile de garantir que les collègues avaient accès aux versions les plus récentes et les plus précises d’un fichier, surtout lorsque chacun s’empressait de saisir ses mises à jour en même temps pour respecter un délai de reporting. Les cadres voulaient des informations détaillées pour prendre des décisions sur les projets en cours sans avoir à demander aux chefs de projet de laisser tomber ce qu’ils faisaient pour obtenir les données.

Selon Jason Tonjes, les premières solutions Smartsheet de l’entreprise étaient essentiellement des feuilles de calcul très puissantes, mais les utilisateurs ont rapidement commencé à explorer les riches possibilités offertes par la plateforme. Les tableaux de bord, les formulaires de demande et les outils de reporting ont rapidement proliféré. Le plus surprenant, selon Jason Tonjes, a été la capacité à ne pas se contenter d’organiser les informations, mais à repenser la manière dont elles pouvaient être structurées et communiquées.

« Smartsheet nous a aidés à changer notre style de gestion », déclare Jason Tonjes. « Pendant les premiers mois de télétravail, il y avait beaucoup de données à communiquer aux conseillers subalternes. Tous les rapports étaient rassemblés et communiqués à notre directeur des opérations, et tous les échanges se faisaient par e-mails. Nous avons donc tout intégré Smartsheet, et maintenant toutes les informations sont plus faciles à rassembler, et demandent moins de travail de vérification pour tout le monde. Je reçois un e-mail qui m’indique où nous avons des problèmes ou si quelqu’un va manquer de travail. »

Ce ne sont pas seulement les responsables qui en profitent, les membres de l’équipe travaillant à distance peuvent également être plus efficaces s’ils ne sont pas constamment interrompus pour des mises à jour de l’avancement des tâches. Cela permet de faire avancer les projets dans les délais et de renforcer la confiance entre collègues.

« Nous avons eu l’un des contrats les plus actifs au cours des derniers mois et presque toute l’équipe est en télétravail », déclare Justin Iske, chef d’équipe chez Bland. « Plusieurs d’entre eux ont des enfants à la maison. Il paraît difficile de joindre quelqu’un par téléphone si cette personne est en train de s’occuper du travail scolaire de ses enfants. Le fait de pouvoir consulter un tableau de bord pour savoir où en est un audit a vraiment augmenté notre efficacité. Nous n’aurions jamais pu réaliser les audits que nous venons de faire dans ces conditions si nous n’avions pas eu Smartsheet. »

Exécution plus efficace des contrats en cours et obtention de nouveaux contrats.

Pour les audits, Bland intègre ses flux de travail et son suivi Smartsheet au stockage de documents dans Box. Les examinateurs peuvent facilement saisir leurs commentaires, cocher les étapes du processus et confirmer que tous les documents dont ils ont besoin sont disponibles et complets.

L’utilisation de rapports et de tableaux de bord par l’entreprise a transformé la façon dont les responsables planifient et gèrent les projets disponibles. Avant l’utilisation de Smartsheet, les employés envoyaient un e-mail à leur responsable lorsqu’ils approchaient de la fin d’une mission pour trouver un nouveau travail. Les directeurs de projet devaient alors demander à leurs collègues s’ils pouvaient inclure l’employé dans leur équipe. Aujourd’hui, les employés communiquent leur statut dans un tableau de bord. Les gestionnaires et les directeurs de projet peuvent voir qui est disponible dans les prochaines semaines, et les notifications automatiques accélèrent le processus de constitution d’une équipe pour les missions à venir.

L’obtention de nouveaux contrats est facilitée par un portail de développement des affaires Smartsheet. L’entreprise peut suivre les phases du cycle de vie d’une opportunité et les progrès de l’élaboration d’une proposition en cochant les étapes, et enregistrer les éléments de chaque soumission comme ressource pour les opportunités futures. Le tableau de bord comprend des visualisations, telles que le nombre d’opportunités dans les 30, 60, 90 ou 120 prochains jours, ou le volume d’affaires avec des agences gouvernementales particulières. Il s’agit d’un endroit unique où les collègues peuvent trouver comment s’engager dans les opportunités à venir.

« Nous évoluons dans des environnements très réglementés », explique Garrett Gilbert, directeur principal de la stratégie chez Bland. « Et avec une situation comme le COVID-19, la dynamique change grandement et nous devons rester au courant. Ainsi, le fait de pouvoir intégrer nos informations et de les visualiser rapidement nous aide à prendre de meilleures décisions commerciales. Nous sommes confrontés à une forte concurrence, avec de nombreuses grandes entreprises proposant les mêmes services. Nous devons réfléchir à ce qui fait notre différence. Smartsheet nous permet de mieux démontrer la valeur que nous apportons, et nous sommes donc mieux placés pour expliquer notre proposition de valeur à nos clients. »

Une plateforme facile à prendre en main qui favorise l’innovation

Le cabinet ne cesse de créer de nouvelles utilisations de Smartsheet : gestion de la création et de la diffusion de contenu marketing, rationalisation des demandes du cabinet à l’aide d’un formulaire en ligne unique, analyse du travail des clients pour identifier les moyens d’ajouter de la valeur, etc. Comme Smartsheet est facile à prendre en main, les nouveaux utilisateurs passent moins de temps à comprendre son fonctionnement et plus de temps à imaginer comment Smartsheet peut résoudre leurs problèmes professionnels.

« Vous avez des personnes qui sont prêtes à se lancer dans quelque chose de nouveau, et d’autres qui sont un peu plus hésitantes », explique Rebecca Goodwin, chef de projet chez Bland. « Cependant, dès que vous montrez à quelqu’un un exemple concret d’utilisation de Smartsheet et expliquez ce que l’outil peut accomplir, je pense que l’adhésion vient naturellement. Les gens sont enthousiasmés et commencent à poser des questions comme : "Smartsheet peut faire cela, mais puis-je également l’utiliser pour ceci ? Et si je l’appliquais à ce processus ou à cette tâche  ?" Cela contribue vraiment à inciter nos collaborateurs à faire leurs propres recherches, à assister à des webinaires, puis à essayer d’utiliser Smartsheet pour leur cas d’utilisation spécifique. »