Domino’s diffuse les communications d’entreprise plus rapidement et plus efficacement grâce à Smartsheet

Livrer une pizza chaude et délicieuse exige bien plus qu’une pâte bien cuite et un conducteur qualifié. Domino’s est devenu leader du secteur en développant des technologies pour rationaliser les processus culinaires en simplifiant la commande en ligne ainsi que le suivi des livraisons, sur plus de 86 marchés mondiaux. À mesure que de nouvelles technologies et de nouveaux processus sont déployés, Domino’s doit partager des mises à jour et des alertes en temps opportun avec la base d’employés de l’entreprise et son réseau de propriétaires de franchises. Smartsheet aide Domino’s à s’assurer que tous ces messages arrivent à temps, quand et là où ils sont nécessaires.

« Nous utilisons Smartsheet pour rassembler le personnel en tant qu’équipe multidisciplinaire », déclare Stacie Barrett, directrice de la communication interne chez Domino’s. « Nous l’utilisons pour lancer une conversation avec les employés, qui travaillent tous activement aux tâches importantes, mais qui ignorent peut-être les autres activités en cours. Lorsque nous créons cette prise de conscience, nous réalisons également des gains d’efficacité, non seulement dans mon service, mais dans d’autres parties de l’entreprise. Cela évite de multiplier les efforts et de rester attentifs au moment et à la manière dont nous communiquons, et de pouvoir ainsi travailler plus rapidement . »

Rationaliser la communication pour réduire la surcharge d’informations

L’équipe de communication interne de Domino’s gère plusieurs vecteurs de communication pour partager les mises à jour clés sur les nouvelles technologies, les nouveaux programmes et les changements de processus et d’offres existants. Il s’agit notamment de bulletins d’information réguliers pour l’équipe de l’entreprise et pour les franchisés, ainsi que d’e-mails ponctuels pour les annonces importantes. L’équipe organise également le « Domino’s Worldwide Rally », un événement en présentiel qui rassemble plus de 9 000 personnes tous les deux ans. Partager autant d’informations a créé un degré de surcharge qui s’est traduit par un déficit au lieu d’un excédent d’information pour le public visé.

« Avant Smartsheet, un grand nombre de personnes communiquaient de toutes sortes de façons différentes », déclare Stacie Barrett. « Chacun pensait que son message avait plus d’importance, et que la meilleure façon de le faire passer était d’envoyer une communication distincte. Les personnes recevaient un grand nombre d’informations répétitives et passaient à côté de ce qui comptait le plus. »

Stacie Barrett savait que son équipe avait besoin d’une approche plus stratégique. Smartsheet était la plate-forme qui a rendu cela possible. Aujourd’hui, l’équipe de communication interne saisit les thèmes des bulletins d’information et les annonces indépendantes dans un agenda de contenus, qui lui permet de planifier plusieurs mois à l’avance. À mesure que de nouveaux thèmes sont ajoutés, l’équipe peut voir si certaines dates sont trop chargées, en collaborant avec les propriétaires de contenus pour replanifier au besoin les annonces.

La planification du rallye mondial est également effectuée via Smartsheet. L’équipe de Stacie Barrett peut suivre le statut et la propriété de toutes les tâches. Si quelqu’un prend un congé, il est facile pour les collègues de couvrir son travail, car les exigences et les délais sont clairement définis. Des alertes automatisées informent les propriétaires de tâches de l’approche d’une échéance ou du retard de l’une d’elles, afin que les collègues et les responsables puissent aider à résoudre les problèmes.

« Avec Smartsheet, j’ai un agenda de communication qui s’étend sur plusieurs mois », déclare Stacie Barrett. « Je peux demander à différentes personnes de saisir, de mettre à jour et de conserver ces informations. Il en va de même pour notre rallye mondial. Je dispose d’une grande équipe multidisciplinaire, comptant de nombreuses interdépendances. Aussi, en créant plus de transparence sur les tâches à effectuer et les ressources affectées à cet effet, nous pouvons tous collaborer pour résoudre les problèmes et accomplir le travail plus rapidement. »

L’augmentation du taux de lecture montre que la sobriété est véritablement la clé

Smartsheet a considérablement amélioré la façon dont l’équipe de Stacie Barrett communique dans toute l’entreprise. Les bulletins d’information de l’équipe présentaient généralement un taux de lecture de seulement 4 % ; aujourd’hui, grâce à la rationalisation des messages et à une meilleure planification stratégique, ce taux a atteint 100 %.

« Les personnes pensaient que leur message n’était pas diffusé, alors qu’en réalité il l’était à six reprises », déclare Stacie Barrett. « Ils étaient fatigués de recevoir le même message indéfiniment, alors ils ont arrêté de le lire, partant du principe qu’ils connaissaient déjà l’information. L’utilisation de Smartsheet nous a permis de créer un plan de communication plus intelligent et plus global, et de réduire le taux de répétition dans le même vecteur. »

Accomplir davantage dans le même laps de temps

En rendant ses processus plus stratégiques et plus rationalisés, l’équipe a élargi ses capacités. Mme Barrett explique que son équipe, qui avait l’habitude de collaborer régulièrement avec quatre équipes, travaille désormais avec huit équipes, sans avoir à consacrer de temps supplémentaire, ni à accroître les effectifs. Et bien que Mme Barrett insiste sur le fait qu’elle n’est pas informaticienne, elle a pu configurer toutes les feuilles et les alertes elle-même, sans avoir à compter sur ses collègues du service informatique, les déchargeant ainsi pour qu’ils se consacrent aux initiatives technologiques plus importantes à l’échelle de l’entreprise.

Stacie Barrett affirme que ses collègues trouvent également Smartsheet simple à apprendre et à utiliser ; l’un de ses plus grands défis est de suivre les demandes de nouvelles licences. Plus les collaborateurs découvrent comment Smartsheet peut simplifier et automatiser leur charge de travail, plus ils veulent l’utiliser.

« Si vous travaillez dans une équipe multidisciplinaire et que vous avez besoin d’automatisation et de contrôles, mais que vous n’avez pas de budget pour ce type de niveau d’assistance informatique, Smartsheet est une solution facile à maîtriser et qui fonctionne réellement », précise Barrett. « Nous bénéficions d’une meilleure visibilité, d’une meilleure transparence et d’une meilleure collaboration, tout cela grâce à Smartsheet. »

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