La population organise des événements sportifs internationaux en se basant sur Smartsheet

Les grands événements, comme le Carré final ou les Jeux olympiques, attirent les regards du monde entier. Pour Populous, le premier cabinet d’architecture sportive au monde, chaque détail, de la construction du site à la circulation en passant par l’éclairage, sera par conséquent vu par des milliers de participants sur place et des millions de téléspectateurs. Il faut une planification minutieuse et la collaboration de centaines de partenaires et de fournisseurs pour construire et réaliser ces rassemblements à grande échelle, aucun retard ni aucune erreur ne sont permis. Smartsheet permet à Populous de gérer parfaitement toutes les tâches et toutes les échéances afin de réaliser sa mission : réunir les personnes.

« Nous sommes un cabinet d’architectes à la base et fournissons les solutions de manière invisible », explique Marc Klein, directeur de Populous. « Vous pouvez constater la différence entre un événement Populous et un autre en raison du professionnalisme qui se dégage du premier, tous nos événements sont parfaits. Nous organisons les événements les plus complexes et ils semblent aller de soi. »

Lorsque M. Klein a rejoint Populous en tant que responsable principal de la gestion des projets, il y a plus de dix ans, l’un de ses objectifs consistait à standardiser les processus afin que les architectes puissent se concentrer sur la conception et le développement de lieux mémorables. Il avait besoin d’un outil capable de remplacer les documents papier ainsi que les tableurs auxquels se fiaient ses collègues et de permettre une approche homogène pour différents événements uniques.

« Nous devions mettre nos méthodes et nos outils à la hauteur des événements que l’on nous demandait de réaliser », déclare M. Klein. « La conception, et non les méthodes ou les processus que nous mettions en œuvre, constituait le cœur de notre innovation. »

M. Klein a évalué un large éventail d’outils de gestion de projet pour trouver l’équilibre idéal entre les fonctionnalités et la souplesse. Il ne pouvait se permettre aucun compromis. La gestion du budget et des délais, le partage des fichiers et la possibilité de rédiger rapidement des comptes-rendus et des ordres du jour faisaient partie d’une longue liste d’exigences impératives. Le mode de travail était également essentiel : « Les architectes détestent les diagrammes de Gantt », explique M. Klein, et l’apprentissage de la solution adéquate devait être simple pour tout le monde. Smartsheet a répondu aux principales exigences de M. Klein : la souplesse, la richesse des rapports, les coûts et la facilité d’utilisation.

Une solution souple pour des projets complexes

Chaque événement sur lequel travaille Populous, des événements de la LNH aux Jeux olympiques, en passant par le Carré final de la NCAA, est complexe et unique. M. Klein a constaté que de nombreuses solutions de gestion de projet reposent sur des modèles ou des processus définis de manière rigide qui ne correspondent pas au travail que ses équipes et lui-même doivent effectuer. Les modèles prédéfinis de Smartsheet et la possibilité de créer des modèles à partir de feuilles existantes permettent à M. Klein de standardiser les processus et les approches tout en mettant en place des espaces de travail adaptés à chaque événement.

« Pour chaque projet que nous réalisons, je suis dans une nouvelle ville avec de nouvelles personnes, un nouveau stade, de nouveaux vendeurs », explique M. Klein. « Je dois disposer de processus et de méthodes qui sont extrêmement rapides à mettre en œuvre avec une équipe qui ne fait pas partie de la structure de notre entreprise afin qu’elle ne puisse pas accéder à nos serveurs ou à notre VPN. Pour tous mes projets, je dois avoir un processus qui nous permet d’aller de ville en ville, d’équipe en équipe, afin que les personnes puissent commencer à travailler très rapidement. »

Les informations adéquates pour chaque partenaire ou fournisseur

M. Klein avait l’habitude de définir des feuilles de calcul principales comportant des milliers de lignes, les partenaires qui n’avaient besoin de gérer qu’une petite partie des tâches étaient par conséquent rapidement dépassés. Grâce à Smartsheet, M. Klein peut créer des feuilles annexes pour la planification de la sécurité, le transport, la construction de clôtures, les permis et tous les autres éléments d’un grand événement international. Les vendeurs et les partenaires voient leur pièce du puzzle. Lorsqu’ils saisissent leurs informations, M. Klein reçoit des mises à jour et des alertes automatisées qui l’aident à identifier et à résoudre immédiatement les conflits.

Un retour sur investissement élevé pour un prix avantageux

Les clients de Populous sont tous soucieux de leur budget, même si leurs priorités varient. Les organisateurs de certains événements veulent le plus grand spectacle possible pour leur investissement, tandis que les universités qui accueillent un match de basket-ball doivent utiliser efficacement les budgets consacrés au sport qui financent toutes leurs équipes sportives. Comme les licences utilisateur de Smartsheet sont abordables pour les événements de toutes tailles, M. Klein peut facilement planifier les dépenses afin que les clients d’un événement disposent des fonctionnalités dont ils ont besoin tout en respectant leur budget. Smartsheet permet également à Populous de contrôler les coûts au cours d’un événement en fournissant les dépenses en temps réel ainsi que des processus d’approbation simples si les circonstances changent.

« les conséquences sur la gestion de notre budget sur site et des demandes de modification ont été considérables », explique M. Klein. « Si les demandes de modification qui avaient toutes été approuvées oralement apparaissaient deux semaines plus tard, le client disait : « Il y a 85 000 dollars de demandes de modification ici. Qui les a approuvées ? » Et nous passions des semaines à éclaircir tout cela. Nous disposons maintenant un journal complet et pouvons affirmer qu’elles ont toutes été approuvées, car nous représentons tous nos processus de demandes dans Smartsheet et cochons des cases à cocher lors d’allers et retours avec le client. Nous ne constatons donc plus cette énorme sensation de surprise à la fin de l’événement, lorsque nous découvrons les coûts imprévus et les heures passées à éclaircir ce qu’il a bien pu se passer. »

Plusieurs clients de Populous ont trouvé Smartsheet si utile qu’ils ont fait appel à M. Klein pour les aider à adopter la solution dans le cadre de travail quotidien.

« Nous aidons actuellement trois organisations avec nos licences, elles utilisent Smartsheet pour des activités qui ne concernent pas des événements », explique M. Klein. « Elles nous ont payé des honoraires pour les former, mettre la solution en place et leur fournir de l’assistance. Nous avons laissé toute une série de licences Smartsheet derrière nous. »

Facile à apprendre et à utiliser immédiatement

Populous travaille avec des fournisseurs qui sont des spécialistes dans leur domaine, qui n’est en général pas celui des logiciels de productivité. M. Klein peut former ses partenaires sur Smartsheet afin qu’ils soient productifs sur-le-champ, qu’il s’agisse de responsables du budget qui ont des années d’expérience avec les tableurs, ou de constructeurs de clôtures ou des mécaniciens qui n’utilisent sans doute pas d’ordinateurs tous les jours. Grâce à l’application mobile conviviale, les fournisseurs peuvent accéder aux dernières informations à tout moment, qu’ils soient sur la route pour livrer du matériel ou pour terminent les derniers tests du système avant l’ouverture des portes du site aux détenteurs de billets.

« Si vous savez utiliser un tableur, vous savez utiliser Smartsheet », déclare M. Klein. « Quand je viens rendre visite à de nouveaux clients ou arrive dans une nouvelle ville et déclare « Bien, nous nous utilisons cet outil », tout le monde roule des yeux. Ils pensent que je suis en train de mettre en place un système incroyablement lourd. Puis je dis : « Non, le voici. Voici les feuilles. Voici comment vous pouvez y accéder. Il vous suffit de vous connecter, vous l’utilisez dans votre navigateur, il n’y a aucune interférence avec les réseaux de votre entreprise et ce produit se base sur des compétences dont vous disposez déjà. »

Smartsheet simplifie la gestion des événements internationaux, car la solution est accessible en ligne. Pendant les Jeux olympiques de Pyeongchang, en Corée du Sud, l’équipe de M. Klein basée à Denver a pu facilement partager des détails et des informations importantes avec ses partenaires et ses clients en Corée malgré un décalage horaire de 15 heures. M. Klein ne regrette pas le temps où il devait rassembler les formulaires imprimés et rapprocher les différentes versions d’une feuille de calcul pour un événement. Smartsheet autorise une gestion de projet aussi fluide et professionnelle que les conceptions architecturales innovantes que ses collègues créent pour les plus grands événements au monde.

« Le principal avantage que nous procure Smartsheet consiste sans aucun doute à avoir une source unique et fiable pour le planning d’un événement et une équipe chargée de son déroulement. », déclare M. Klein. « Quand j’ai besoin de faire quelque chose, je pense toujours : « Comment puis-je le faire dans la Smartsheet ? » en premier. J’appréhende désormais les projets de cette manière, car j’ai vu l’intérêt de partager les informations en temps réel. Le fait que toute l’équipe ait accès aux informations en permanence nous a procuré tant d’avantages que je ne vois pas comment nous pourrions revenir en arrière. »

Pour plus d’informations

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