Les bons processus contribuent à faire passer la pilule

Les entreprises pharmaceutiques doivent constamment concilier le besoin de rapidité (commercialiser les médicaments aussi vite que possible) et la nécessité de garantir la qualité et la conformité réglementaire à chaque étape. Les petites entreprises peuvent gagner à être plus souples et rapides que les grandes multinationales qui dominent le secteur. Lorsque Tunde Adesunloye a rejoint Sagent Pharmaceuticals en tant que directeur de la gestion de projets, il pensait laisser derrière lui les retards et les obstacles rencontrés par ces géants du secteur, mais il a constaté que les petites entreprises pharmaceutiques étaient confrontées à leurs propres difficultés.

« Dans les grandes sociétés pharmaceutiques, nous nous plaignions qu’il y avait trop de processus », indique T. Adesunloye. « En venant dans une petite entreprise, j’ai rapidement appris que les petites sociétés avaient leurs propres défis uniques.À mesure que les petites entreprises se développent et se diversifient, l’une de ces menaces est de savoir comment conserver l’agilité et l’esprit plein d’initiatives de l’entité tout en s’assurant que les différentes activités d’atténuation des risques de la structure sont pertinentes. »

Établie à Chicago, Sagent Pharmaceuticals (une filiale en propriété exclusive de l’entreprise japonaise Nichi-Iko) s’associe à des sociétés de recherche sous contrat (CRO) et de fabrication sous contrat (CMO) afin de développer des solutions pharmaceutiques pour le marché nord-américain, avec un accent particulier placé sur les produits injectables. Composée de plus de 150 employés, l’équipe de Sagent coordonne les processus de planification, de développement et d’approbation réglementaire et collabore avec des partenaires pour gérer la fabrication et la distribution rapides et de qualité des produits.

Créer des versions génériques de médicaments brevetés n’est pas un processus rapide ou simple. Une fois que les décisions clés ont été prises concernant la formulation, le processus de fabrication, la couleur, le conditionnement et d’autres détails, le produit générique doit être soumis aux approbations réglementaires avant de pouvoir être lancé sur son marché cible. Les problèmes d’une étape peuvent causer des retards en cascade. Il est donc essentiel que toutes les personnes impliquées dans le processus disposent d’informations précises et à jour. Plus les membres de l’équipe utilisent d’applications pour gérer chaque projet, plus des incohérences peuvent se glisser dans le système.

Il devenait évident que Sagent avait besoin d’un outil qui permettrait aux équipes de projets d’accéder à une source unique d’informations précises, mais serait aussi facile à apprendre pour les nouveaux utilisateurs. Alors que T. Adesunloye envisageait le logiciel de gestion de projets formel qu’il avait l’habitude d’utiliser dans les grandes entreprises, il a commencé à discuter avec deux collègues de Sagent qui utilisaient Smartsheet pour gérer leurs propres tâches. L’interface facile à utiliser et la possibilité de communiquer rapidement et précisément les informations nécessaires à tout moment ont suscité son intérêt. Très vite, T. Adesunloye a configuré un système de suivi des projets adapté au processus spécifique d’un produit en développement.

Avec la mise en œuvre de Smartsheet, les parties prenantes peuvent facilement accéder aux informations dont elles ont besoin pour leurs propres fonctions ou responsabilités. La haute direction de Sagent apprécie les tableaux de bord, qui fournissent un aperçu visuel clair du contrôle et du statut des projets en cours. Les cadres intermédiaires utilisent les rapports flexibles pour partager des détails tels que les coûts de développement, la gestion des risques et les mises à jour des progrès avec une kyrielle de décideurs. En tant que chef de projets, T. Adesunloye adore le calendrier intégré qui permet de garder les échéances et les missions sur la bonne voie sans obliger les utilisateurs à basculer d’une application à l’autre.

Sagent travaille avec des CMO et des CRO situées dans le monde entier. Smartsheet permet aux équipes de projets de communiquer et de collaborer avec leurs partenaires directement au sein de la solution, ce qui permet de gagner du temps et d’éliminer une grande partie de la confusion potentielle. Les partenaires peuvent partager les spécificités des produits qu’ils utilisent, faire remonter les problèmes qu’ils doivent résoudre et exposer leurs stratégies ; T. Adesunloye et son équipe peuvent faire un retour, remettre en question leurs hypothèses ou partager les mises à jour réglementaires qui peuvent avoir des répercussions sur le projet. Comme tout le monde partage les mêmes informations, il est plus facile de collaborer en mettant l’accent sur la résolution des problèmes et les résultats.

« Nous travaillons actuellement avec un partenaire en Europe ; il a accès à notre calendrier et à plusieurs rapports par le biais de Smartsheet. Les demandes de documents pour les validations réglementaires ou les rappels de mises à jour ont lieu par l’intermédiaire de Smartsheet, avant les réunions. Tout ce que nous faisons, c’est partager quelques rapports avec ce partenaire et lui dire : “Voici ce que nous recherchons. Veuillez remplir ce document avant notre prochaine rencontre demain.” », explique T. Adesunloye. « Les partenaires aiment que nous partagions des informations avec eux. Ce n’est pas fragmenté ; ils peuvent consulter tout ce qu’ils doivent consulter en temps réel, et cela rend vraiment la collaboration beaucoup plus facile, plus conviviale et plus productive. Cette collaboration renforcée peut faire de Sagent le partenaire privilégié des CRO et des CMO. »

« Personnellement, je considère la mise en œuvre de Smartsheet comme une opportunité d’utiliser des outils de gestion de projets pour renforcer la culture d’entreprise. Des informations précises et fiables sur le développement sont transparentes à tous les niveaux de l’organisation. Les personnes sont enthousiasmées par Smartsheet ; elles en demandent plus, et non moins », indique T. Adesunloye. « Actuellement, nous n’utilisons Smartsheet que de l’amorce de l’élaboration au lancement ; je nous imagine bien nous en servir jusqu’au développement du pipeline et à la gestion des portefeuilles, en passant par les programmes qui ont lieu avant l’élaboration. Les possibilités sont infinies, et nous sommes impatients. »