SAP aide les employés à atteindre leur potentiel professionnel

En tant que leaders mondiaux des progiciels de gestion intégrés dans les domaines des achats et du personnel externe, SAP Ariba et SAP Fieldglass s’engagent à favoriser l’évolution professionnelle et la formation de leurs collaborateurs ainsi qu’à améliorer le fonctionnement des entreprises. Carmen Ehret, directrice des programmes de facilitation internationaux, SAP Ariba et SAP Fieldglass, dirige un programme de gestion des compétences des collaborateurs. En cours de déploiement, il vise à fournir des recommandations de formation personnalisées aux 15 800 collaborateurs de l’entreprise dans le monde entier.

« De nombreuses entreprises tentent de mettre en place un système d’évaluation des compétences comme celui-ci, car il est fabuleux de disposer de ces données sur vos collaborateurs », explique C. Ehret. « Mais pouvoir leur fournir un plan de formation personnalisé est encore plus merveilleux. Il ne s’agit pas d’une évaluation des performances, mais plutôt de formation. Cet outil favorise leur réussite. »

C. Ehret utilise Smartsheet pour agréger et charger toutes les données ainsi que rendre compte des résultats, de manière plus simple et plus rapide qu’avec un tableur ou une solution de gestion de projet classique.

Évolution des programmes de formation des collaborateurs

La formation des collaborateurs a beaucoup évolué depuis l’âge d’or des cours intensifs de deux semaines. De nos jours, les collaborateurs doivent pouvoir disposer de programmes de formation plus courts, personnalisés et disponibles en ligne, qu’il s’agisse de cours à distance, en temps réel ou que chacun suit à son rythme.

C. Ehret fait remarquer que ces programmes ne sont pas seulement plus économiques et moins perturbants pour les activités quotidiennes, mais qu’ils sont souvent plus efficaces pour aider les collaborateurs à retenir et à appliquer ce qu’ils ont appris.

Les programmes en ligne personnalisés sont également essentiels pour une entreprise internationale qui a des bureaux dans certaines régions du monde où il est difficile de proposer un atelier en présentiel adapté ou de trouver un cours à une distance raisonnable.

Gérer des données d’évaluation précises

Le processus géré par C. Ehret débute par des auto-évaluations des collaborateurs destinées à quantifier leur niveau de compétences actuel et à définir leurs objectifs professionnels. Les collaborateurs utilisent Smartsheet pour suivre les données d’adoption des évaluations qui sont automatiquement envoyées dans une cinquantaine de feuilles et une quinzaine de tableaux de bord de C. Ehret.

L’utilisation d’une seule feuille à accès restreint lui permet de recueillir et de mettre en forme rapidement les données pour les charger vers l’outil de l’entreprise, dont les exigences en matière de fichiers de données sont strictes. Les autres feuilles lui indiquent les collaborateurs et les équipes qui ont terminé les évaluations. Elles se basent toutes sur la même source de données de base, de sorte que toute actualisation est automatiquement reportée dans chaque feuille où les données sont suivies.

Les tableaux de bord Smartsheet l’aident à adapter les rapports pour les partager avec la direction. En partageant les affichages détaillés avec un accès en lecture seule, elle peut informer toutes les parties prenantes tout en évitant les modifications accidentelles des données sources.

« La marge d’erreur est ainsi considérablement réduite », déclare C. Ehret. « Il est facile de se tromper lorsqu’on traite un tel volume de données. Lorsque j’envoie un rapport, il se réfère désormais à une source fiable ; j’ai déjà vérifié qu’il est correct. Il est donc répétable et je n’ai pas besoin de le remettre en question. »

Les tableaux de bord partagés réduisent les demandes de rapports

Smartsheet permet également à C. Ehret de transformer facilement les demandes d’actualisation en stratégies d’autonomisation. Au lieu de générer des rapports à la demande, elle partage des liens vers les tableaux de bord appropriés dans les espaces de partage des équipes, comme les sites SharePoint ou Jam, ou par e-mail.

Les tableaux de bord représentent un autre avantage de Smartsheet par rapport aux tableurs et à d’autres outils de gestion de projet. Pour créer l’affichage d’un tableau de bord pour une nouvelle région ou une équipe fonctionnelle de l’entreprise, C. Ehret prend simplement un affichage similaire qu’elle a déjà créé, enregistre une nouvelle version et actualise les sources de données appropriées en quelques clics seulement. Il est inutile de créer à nouveau la mise en forme ou les éléments de conception.

C. Ehret estime que la création d’un nouveau tableau de bord ne lui prend que quelques heures alors qu’en utilisant Excel pour les données et PowerPoint pour les rapports pour disposer de l’équivalent, il faut compter au minimum six heures.

Le tableau de bord Smartsheet se met automatiquement à jour lorsque de nouvelles données sont saisies, alors qu’il faudrait au moins une heure pour actualiser la source de données et la présentation pour un seul rapport mensuel avec la version basée sur un tableur. Plus C. Ehret utilise les tableaux de bord Smartsheet, plus elle gagne de temps sur les rapports et la maintenance. 

Plus de temps pour le perfectionnement des compétences

Il est particulièrement important de réduire ce temps de moitié, car le programme de gestion des compétences est plus efficace si les collaborateurs actualisent fréquemment leurs données. C. Ehret recommande aux collaborateurs de procéder à des évaluations au moins tous les six mois, voire plus souvent s’ils suivent activement leur plan de formation.

Il est plus facile pour les mentors et les responsables de recrutement de les prendre en considération pour de nouvelles opportunités quand ils terminent un cours ou documentent leur maîtrise d’une nouvelle compétence.

« Combien de fois avez-vous postulé pour un emploi et n’avez-vous jamais été pris en considération ? », demande C. Ehret. « Et ce n’est pas que vous étiez un mauvais candidat, vous n’aviez tout simplement pas les bonnes compétences, ou c’est tout au moins ce que pensait votre direction. Vous pouvez désormais non seulement vous positionner et montrer que vous avez les bonnes compétences, mais également le prouver par écrit. »

Grâce à Smartsheet, C. Ehret peut facilement suivre les collaborateurs qui effectuent leurs évaluations, les équipes pour lesquelles un rappel est nécessaire et les programmes de formation qui reçoivent les meilleures notes de satisfaction.

Au fur et à mesure que les rôles évoluent et que les exigences des postes changent, Smartsheet l’aide à associer les programmes de formation disponibles et les compétences ou les rôles qu’ils développent. Elle peut également le faire avec une apparence personnalisée qui comporte le logo de son programme et le modèle auquel les collaborateurs s’attendent dans les communications de l’entreprise.

« Smartsheet est tout simplement un atout incroyable pour moi », déclare C. Ehret. « C’est un outil et une ressource formidables, du seul point de vue de la gestion de projet. Il aurait été impossible à une personne seule de mettre en place un programme de cette envergure sans Smartsheet. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.

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