Le nouveau processus de l’ONG change la donne pour la santé mondiale

The Task Force for Global Health est une organisation à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration de la vie de centaines de millions de personnes dans le monde. Elle gère 14 programmes visant à contrôler et à éradiquer les maladies incapacitantes. Son centre d’assistance pour les maladies tropicales négligées mène des recherches sur les outils et les techniques permettant d’éliminer cinq de ces maladies qui touchent plus d’un milliard de personnes dans le monde.

« Notre travail et notre recherche opérationnelle visent à combler les lacunes et à surmonter les obstacles à l’éradication des maladies tropicales négligées », explique Marianna Stephens, directrice adjointe principale des programmes spéciaux. L’organisation aide les ministères de la santé à résoudre les problèmes liés à la fourniture de médicaments préventifs aux communautés. L’objectif ultime de ce travail, mené avec des partenaires des communautés locales, est d’aider les pays à atteindre les objectifs de contrôle et d’éradication des maladies fixés par l’Organisation mondiale de la santé.

Avec un portefeuille de près de 200 projets de recherche dans 55 pays, « il est urgent de mener des recherches et de pouvoir tirer des conclusions afin de combler ces lacunes et de surmonter les obstacles », explique Marianna Stephens.

Perte de temps lors de la recherche des informations critiques

Malgré ce sentiment d’urgence, l’équipe s’est souvent trouvée enlisée dans le travail administratif, parfois au détriment d’activités plus importantes. « La partie la plus intéressante de mon travail est la rencontre avec les communautés », déclare Marianna Stephens. « Je descends de l’avion et je sens que je suis dans mon élément. Notre équipe veut être sur le terrain, auprès des communautés. Il y a toutefois beaucoup de travail administratif lié à la recherche opérationnelle et nous nous sommes souvent retrouvés enlisés dans celui-ci. »

La recherche des informations nécessaires à la rédaction de rapports à l’attention de nos donateurs et de nos partenaires prenait plusieurs jours à plusieurs membres de l’équipe, par exemple. Les informations relatives aux projets étaient principalement consignées dans une très longue feuille de calcul et les documents justificatifs étaient stockés dans différents emplacements. « Il fallait faire défiler encore et encore pour trouver le bon projet », explique Chelsea Toledo, directrice adjointe de la communication et du développement.

« Nous disposions d’un tas d’informations complexes, de détails sur les différentes activités de recherche que nous soutenions, mais elles étaient dispersées à différents endroits », ajoute Allison Snyder, spécialiste du soutien aux projets.

Dans un cas, l’équipe devait déterminer les endroits où elle utilisait un outil de diagnostic donné, pour combien d’études, et quelles étaient les maladies concernées. « J’ai consulté ces documents et je n’ai pas trouvé l’information. J’ai ensuite contacté deux de mes collègues, nous étions donc trois à essayer de trouver une information qui semblait simple », explique Marianna Stephens. « Cela nous a pris près de trois jours. »

Marianna Stephens s’est alors rendu compte du temps que l’équipe perdait à rechercher des informations, ce qui l’a amenée à lancer un essai pilote de Smartsheet. « Je savais qu’il était possible de développer un système qui pourrait améliorer notre efficacité », dit-elle. « J’ai très rapidement convaincu mon chef. » L’équipe a décidé d’adopter Smartsheet à tous les niveaux et de déployer la solution à l’ensemble du programme.

« Le produit Smartsheet nous a été présenté comme un outil qui pourrait nous aider à gérer la complexité du suivi et de l’établissement de rapports pour un très grand nombre de projets dans un très grand nombre de pays », explique Patrick Lammie, docteur ès sciences et scientifique principal de The Task Force. « Je suis toujours sceptique à l’égard de tout nouveau logiciel, mais notre expérience avec le produit s’est avérée excellente et je dois dire que nous en sommes vraiment dépendants à ce jour. »

Plus de temps consacré au service des communautés

Grâce à Smartsheet, l’équipe a pu trouver une meilleure méthode de gestion de ses projets et réduire les frais administratifs généraux. « Smartsheet nous a fourni l’occasion de tout regrouper dans un système convivial où nous avons pu concevoir une structure adaptée à notre environnement complexe », explique Allison Snyder.

L’équipe utilise Smartsheet pour suivre ses activités de recherche du début à la fin. Les membres de l’équipe utilisent des formulaires pour collecter des informations, puis gèrent les projets du début à la fin : exécution des contrats, planification du travail sur le terrain, commande de fournitures, et bien plus encore. Il est désormais possible de trouver les informations exactes beaucoup plus rapidement. « Il est beaucoup plus facile d’établir un rapport et de savoir ce qui a été réalisé au cours du trimestre, quels projets ont donné lieu à des publications et quelles sont ces publications », explique Chelsea Toledo. « Ces publications sont tout simplement associées à la ligne. Aucun problème ! Les voilà. »

« Je n’ai pas besoin d’aller à huit endroits différents pour accéder à huit choses différentes. Tout est au même endroit », ajoute Allison Snyder. « Je peux partager un lien avec les membres de mon équipe et ils peuvent voir les informations en temps réel. Quand j’apporte des modifications à mon bureau, ils peuvent les voir. »

« Avant Smartsheet, il nous fallait trois jours pour répondre à l’un de nos donateurs qui nous interrogeait sur notre avancement avec un outil sur lequel nous faisions des recherches. », déclare Allison Snyder. « Maintenant, cela me prend trois minutes. »

Toute l’équipe a également accès aux informations sur le programme. Si l’un de ses membres est en déplacement et n’a pas accès à Internet, un autre membre peut trouver les informations les plus récentes. À une occasion, Marianna Stephens se trouvait au Kerala, en Inde, pour lancer un essai clinique. Comme l’équipe sur le terrain ne savait pas si elle disposait des informations correctes sur le budget final, Marianna Stephens a consulté Smartsheet et trouvé les détails. « Cela m’a vraiment aidé de savoir que les informations que j’ai obtenues étaient les plus récentes et qu’il s’agissait des documents définitifs », déclare-t-elle. Grâce à Smartsheet, le contrôle des versions ne pose plus de problème.

Un environnement transparent pour les donateurs

Smartsheet a également aidé l’équipe à améliorer l’exactitude et la ponctualité de ses rapports annuels à l’attention de ses trois principaux donateurs : la Fondation Bill & Melinda Gates, l’USAID (Agence des États-Unis pour le développement international) et UK Aid.

La création des rapports annuels pouvait prendre plusieurs mois pour chaque donateur. « Maintenant, nous pouvons créer un rapport annuel combiné, plutôt que trois rapports différents pour les donateurs. », déclare Marianna Stephens. « Nous pouvons extraire toutes nos données, générer les rapports et les présenter graphiquement dans des tableaux de bord en quelques semaines. Nos donateurs disposent désormais d’un environnement très transparent. »

L’équipe utilise également les tableaux de bord pour rendre compte des résultats de ses recherches à ses partenaires et à ses donateurs afin de définir les étapes suivantes. « Nous pouvons extraire les détails d’une étude à partir d’une feuille et les représenter sous forme de schémas, comme un diagramme circulaire, un graphique ou une carte, afin de montrer nos activités en cours de manière visuelle », explique Marianna Stephens.

La visualisation de ces données permet à l’équipe de partager plus facilement ses conclusions avec les personnes et les partenaires des communautés pour lesquelles elle travaille, tout en consacrant moins de temps aux tâches administratives. « Smartsheet nous permet d’utiliser une seule plateforme pour toutes nos activités et de nous concentrer vraiment sur la recherche sur le terrain », poursuit Marianna Stephens.

« Grâce à l’utilisation de Smartsheet, nous nous rapprochons des objectifs mondiaux définis par l’Organisation mondiale de la santé en matière d’éradication des maladies », ajoute Allison Snyder. « Je gère 188 projets qui affectent la vie de millions de personnes dans le monde. »

Et Patrick Lammie d’ajouter : « Je me suis lancé dans ce travail parce que je suis persuadé que nous sommes tenus de nous débarrasser des maladies si nous en avons la possibilité. Il est très gratifiant de s’impliquer dans la science qui nous permet de progresser vers ces objectifs. Le fait de pouvoir consacrer une partie plus importante de mon temps à l’aspect vraiment scientifique de mon travail [grâce à Smartsheet] est une véritable aubaine ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.