Smartsheet améliore l’efficacité de l’Université de la santé de l’Utah de 30 %

En tant que seul système de soins de santé universitaire dans sa région, l’Université de la santé de l’Utah se concentre sur la santé et le bien-être des résidents de six États. Les 14 000 membres du corps professoral et du personnel du système s’occupent des soins aux patients, de la recherche médicale et de la formation des futurs professionnels. Trois employés de l’organisation Culture et intégrité du système (un groupe qui se concentre sur les RH et la gestion de projets) contribuent à améliorer la formation et la fidélisation des employés. En utilisant Smartsheet, ils automatisent et rationalisent les processus et renforcent la collaboration, le rendement et l’efficacité.

« Notre service se concentre vraiment sur la culture, améliorant ainsi l’expérience du patient pendant son séjour », explique Shannon Lingwall, manager. Par le passé, le service avait des difficultés à maintenir la cohésion de l’équipe. Une plateforme non collaborative était utilisée. Elle reposait sur des feuilles de calcul, qui ne pouvaient être modifiées que par un seul utilisateur à la fois. Les lacunes étaient comblées par e-mail, ce qui était chronophage. Smartsheet a tout changé. « Les gains d’efficacité que nous avons obtenus sont incroyables », affirme Lingwall. « Nous avons réellement constaté une hausse de 30 % pour toute mon équipe. »

« Smartsheet nous a fait passer d’un processus de suivi manuel à une méthode beaucoup plus automatisée et technologiquement plus avancée », explique Ischa Jensen, en charge de la gestion de projets. Grâce aux fonctionnalités d’automatisation, de génération de rapports et de tableaux de bord de Smartsheet pour suivre des projets et des ressources, « nous avons pu avoir un impact beaucoup plus fort. Je peux voir le statut exact de chaque projet à tout moment, qui y travaille, quand il devrait être terminé, et quand assigner un nouveau projet à cette ressource. Smartsheet permet à nos chefs de projet de passer plus de temps à travailler sur le projet qu’à le suivre. »

« J’adore les fonctions automatisées, c’est tellement simple », déclare Anita Willoughby, directrice du service qui compte 330 membres. « Nous apprécions aussi beaucoup les tableaux de bord. L’une des choses que j’ai trouvées si utiles, c’est un tableau de bord qui me montre en un coup d’œil quels sont les chefs de projets qui ont des disponibilités, et ceux qui sont surchargés. C’est un outil dont j’avais besoin depuis des années.

« Ces gains d’efficacité nous ont vraiment aidés à réussir », déclare Willoughby. « Nous pouvons réagir rapidement, nous disposons des données, nous pouvons les suivre et nous sommes simplement plus efficaces avec Smartsheet. »