Creative Kingdoms simplifie la collaboration interfonctionnelle grâce à Smartsheet

Avec plus de neuf millions de visiteurs chaque année, Great Wolf Resorts est l’une des destinations de vacances familiales les plus prisées en Amérique du Nord. Au-delà de ses dizaines de parcs physiques, l’entreprise propose des services de stratégie de marque entièrement intégrés par l’intermédiaire d’une filiale, Creative Kingdom. Celle-ci permet aux marques de prendre vie grâce à la technologie, aux récits et aux jeux.

Les équipes de contenu et de production de Creative Kingdoms construisent et gèrent des parcs d’attractions, développent des logiciels innovants et collaborent avec des organismes tels que le Kennedy Space Center pour faire vivre aux visiteurs et aux clients des expériences inoubliables.

Pour gérer ces projets, les équipes utilisaient différents outils, mais ne disposaient d’aucun moyen de créer une vue connectée entre les projets et entre les applications. Le travail de production de Creative Kingdom était réparti entre des flux de travail en double, des équipes de projet et des outils cloisonnés.

Le manque de continuité dans les informations créait de la confusion et ralentissait l’exécution, alors que la charge de travail augmentait. Afin que l’équipe de gestion de la production obtienne des informations précises et opportunes pour produire des rapports sur tous les projets, elle passait des heures à chercher les informations dont elle avait besoin dans des e-mails et des feuilles de calcul, puis à mettre à jour chaque projet dans JIRA.

« Notre façon de gérer les projets est vraiment particulière, car nous utilisons une méthode de développement de logiciels Agile dans JIRA et la méthodologie Waterfall avec notre équipe de contenu », explique Natalie Pohorski, directrice de la production. « Nous devions également gérer les installations physiques dans les parcs. Le fait d’essayer d’orchestrer toutes ces équipes utilisant des systèmes différents est devenu un véritable défi. »

Smartsheet pour Jira fait gagner un temps précieux

Pour répondre aux exigences liées à une charge de travail croissante, l’équipe de Creative Kingdoms avait besoin d’une solution qui lui permette de conserver son développement logiciel Agile dans Jira tout en offrant une vue générale de l’état de la production. L’équipe a adopté l’intégration de Smartsheet pour Jira afin de travailler plus efficacement dans le cadre de ses initiatives interfonctionnelles et de mettre l’entreprise sur la voie d’une expansion réussie.

Pour obtenir les informations nécessaires auprès de l’ensemble de l’organisation, Natalie Pohorski a mis en place un flux de travail dans Smartsheet relié à Jira. À partir de là, elle a créé un sprint pour ses projets et en a suivi la progression à l’aide d’un tableau Scrum Agile. Grâce à cette approche, l’équipe a pu s’assurer que les informations n’étaient plus saisies manuellement à différents endroits, et que les données n’étaient donc pas dupliquées. En même temps, elle disposait d’une vue uniforme et exacte du projet dans Smartsheet, à laquelle la direction avait facilement accès.

Pour Natalie Pohorski et son équipe, l’intégration de Jira a immédiatement facilité la gestion de leurs processus de développement. L’automatisation du flux de travail supprime le temps passé à recueillir et à ressaisir les données, et permet de garantir que le statut actuel est toujours affiché en temps réel.

« Désormais, tous nos rapports se trouvent au même endroit. Cela m’a vraiment aidé à résoudre une grande partie des problèmes de redondance auxquels je faisais face. », explique Natalie Pohorski.

Collaboration interfonctionnelle

Les équipes de production et de contenu de Creative Kingdoms peuvent rapidement trouver des informations sur le statut et gérer les projets et les processus de manière centralisée. La direction et les parties prenantes disposent d’une visibilité sur les projets de développement de logiciels de production, tout en favorisant un environnement de travail interfonctionnel et collaboratif.

En à peine un an, Creative Kingdoms prévoit de faire gagner 10 % de temps à ses équipes, tout en étant en mesure de mieux gérer le travail collaboratif et de répondre à la demande croissante de son activité.

Plus intéressant encore, le gain d’efficacité résultant de l’amélioration des processus permet à Creative Kingdoms de proposer à ses clients les expériences captivantes qu’ils recherchent.