Déclaration de confidentialité pour les candidats de Smartsheet

La présente déclaration s’applique aux données personnelles que nous recueillons auprès des personnes postulant pour un emploi ou un stage par le biais de nos formulaires de candidature, de notre site Web, de recommandations ou tout autre canal de recrutement. Nous recueillons vos informations personnelles à des fins de traitement de votre candidature. C’est à nous qu’il incombe de décider de la manière dont nous conservons et utilisons vos informations personnelles en tant que candidat à un poste chez Smartsheet.

Données personnelles que nous collectons

Comment nous utilisons les données personnelles

Comment nous partageons les données personnelles

Données personnelles que nous collectons

Données transmises par vous-même

Que ce soit par le biais d’un prestataire de services tiers ou en notre nom propre, voici les types d’information que nous collectons directement auprès de vous.

Identification et coordonnées. Cela comprend des informations telles que vos nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et d’autres coordonnées, ainsi que votre genre, date de naissance, nationalité(s) et identifiants nationaux (par exemple, la carte d’identité nationale, le passeport ou le numéro de sécurité sociale).
Expérience professionnelle. Cela comprend les informations relatives à vos précédents employeurs et intitulés de poste.
Informations relatives à votre parcours. Cela comprend des informations comme vos qualifications universitaires et professionnelles, votre formation, les détails figurant dans votre CV (certains d’entre eux peuvent concerner des adhésions ou des centres d’intérêt révélant des informations sensibles à votre sujet), vos relevés de notes et vos références professionnelles.
Information de référence. Cela comprend les informations relatives aux personnes que vous avez désignées comme références professionnelles (y compris leur nom, leurs coordonnées et leur fonction), les informations obtenues lors des vérifications de vos antécédents (lorsque nous les effectuons pour un poste), ainsi que les informations fournies par de tierces parties (par exemple, les services de vérification de l’identité). Il vous incombe d’obtenir le consentement des personnes référentes pour nous communiquer leurs informations personnelles.
Précédentes candidatures et fonctions occupées chez nous. Cela comprend les informations concernant toute candidature antérieure que vous pourriez avoir soumise pour un poste chez nous ou tout précédent emploi au sein de notre entreprise.
Votre statut migratoire ou de visa. Cela comprend les informations nous permettant de savoir si vous avez l’autorisation, ou avez la possibilité d’obtenir l’autorisation, de travailler pour l’une de nos sociétés affiliées.
Autres informations que vous nous avez transmises volontairement. Cela comprend les informations que vous pourriez nous avoir transmises au cours du processus de recrutement, y compris, par exemple, au cours des exercices d’évaluation et des entretiens.

Si vous ne nous communiquez pas les informations personnelles que nous vous réclamons et que nous considérons comme nécessaires pour traiter votre candidature, nous pourrions ne pas être en mesure de poursuivre le processus de recrutement.

Collecte des données personnelles sensibles

Les données sont considérées comme « sensibles » lorsqu’elles incluent des informations révélant la race ou l’origine ethnique, les croyances religieuses, politiques ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale, ou qu’elles incluent des données biométriques ou génétiques, ou des informations concernant votre santé ou votre vie sexuelle, votre identité de genre, ou des infractions ou des condamnations criminelles. Vous pouvez décider de divulguer volontairement des données personnelles sensibles au cours du processus de recrutement.

Nous pouvons recueillir auprès de vous certaines données personnelles sensibles à des fins légitimes de recrutement ou d’emploi, et notamment pour satisfaire aux obligations de conformité, proposer des aménagements pour les personnes handicapées, assurer un suivi de l’égalité des chances, ou à des fins de lutte contre les discriminations, et pour satisfaire aux obligations de remontée des informations. Nous pouvons partager ces données avec de tierces parties chargées d’évaluer le processus de recrutement de Smartsheet dans le cadre de nos initiatives en matière d’équité et de diversité. Dans tous les cas, toute donnée personnelle sensible sera traitée avec la plus stricte confidentialité et ne servira qu’aux fins présentées dans ce document. Vous pouvez décider de divulguer ou non des données personnelles sensibles sans que cela affecte votre candidature à un poste chez Smartsheet.

Données collectées auprès de tierces parties

Nous pouvons recueillir des données personnelles vous concernant auprès de tierces parties, notamment :

les personnes désignées comme références professionnelles ;
les organismes de formation ou de certification, et les institutions universitaires pouvant fournir ou confirmer les informations relatives à votre parcours ;
les agences de vérification des antécédents ou autres détenteurs de bases de données externes ;
les agences de recrutement ou de recherche de cadres ;
les sources accessibles au public, y compris les médias sociaux, tels que LinkedIn, ou autres informations disponibles en ligne (dans ce cadre, nous pouvons contacter n’importe quelles de vos relations apparaissant de manière explicite dans les informations accessibles au public).

Données recueillies automatiquement

Vous pouvez consulter la page Carrières à la recherche d’offres d’emploi. Sur ce site, nous collectons automatiquement, et directement auprès de vous, des données personnelles par l’intermédiaire de technologies telles que les protocoles de communication électronique, les cookies, les boutons widgets ou les outils. Pour obtenir davantage d’informations sur les données personnelles que nous collectons par le biais des propriétés de nos sites Web, veuillez vous reporter à notre Déclaration sur les cookies.

Vérification des antécédents

Dans certains pays et pour certains postes, nous pourrions avoir à vérifier vos antécédents criminels ; nous n’opérons ainsi toutefois que lorsque les lois locales l’exigent ou l’autorisent.

Comment nous utilisons les données personnelles

Nous nous appuyons sur certaines bases légales pour le traitement des données personnelles que nous collectons dans le cadre de la présente déclaration. Nous nous appuyons notamment sur le principe selon lequel le traitement est nécessaire aux fins des intérêts commerciaux légitimes. Lorsque nous nous appuyons sur un intérêt commercial légitime pour traiter ces informations, nous utilisons les informations personnelles dans le cadre d’intérêts commerciaux légitimes qui incluent :

L’enregistrement des personnes visitant les bureaux. Pour enregistrer les personnes visitant nos bureaux et pour gérer les accords de non-divulgation que celles-ci pourraient être amenées à signer, pour protéger les bureaux de Smartsheet et ses informations confidentielles contre tout accès non autorisé.

La protection des droits légaux et la prévention ou le traitement des fautes professionnelles. Pour protéger le personnel de Smartsheet et d’autres personnes, empêcher l’accès non autorisé à Smartsheet, et lorsque nous estimons nécessaire d’enquêter sur des activités illégales, des soupçons de fraude ou des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité de toute personne, et que nous estimons nécessaire de les empêcher ou de prendre des mesures à leur sujet.

La conformité aux obligations légales. Pour nous conformer à la loi ou aux procédures judiciaires ; par exemple, nous pouvons divulguer des informations en réponse à des demandes légales émanant des autorités publiques, y compris en répondant à des exigences de sécurité nationale ou de divulgation d’informations dans le cadre de l’application de la loi et en fournissant les informations nécessaires pour satisfaire aux obligations de Smartsheet en tant qu’entreprise sous contrat avec le gouvernement fédéral.

L’évaluation de vos compétences. Pour évaluer vos compétences, vos qualifications et votre adéquation avec le poste pour lequel vous postulez ou pour lequel votre candidature est envisagée, ou pour d’autres postes pertinents qui sont ouverts ou le seront dans le futur, et qui pourraient correspondre à vos compétences.

La communication avec vous. Pour communiquer avec vous à propos du processus de recrutement, de votre candidature pour le poste auquel vous postulez, pour répondre à vos questions et demandes, et, si cela est possible, pour échanger sur d’autres opportunités ou postes potentiels chez nous (y compris nos sociétés affiliées).

L’amélioration du processus de recrutement. Pour appliquer, évaluer et améliorer le système de recrutement, notre suivi des candidatures et les activités de recrutement, y compris, mais sans s’y limiter, l’analyse de nos tendances ou pratiques en matière d’embauche, l’identification des manques en matière de qualifications ou de compétences et l’utilisation de l’information pour associer des candidats à de potentielles opportunités.

Les activités commerciales générales. Lorsque cela est nécessaire à l’administration de nos activités générales, de notre comptabilité, de la tenue de nos registres, de nos embauches et de nos fonctions juridiques.

Remarque spéciale concernant les candidats et candidates issus de l’Union européenne. Les bases légales pertinentes pour le traitement des données personnelles provenant de l’Union européenne selon le règlement général sur la protection des données ([UE] 2016/679) (ainsi que les lois locales de mise en œuvre des États membres de l’UE) comprennent : (i) nos intérêts commerciaux légitimes* ; (ii)le fait d’avoir obtenu votre consentement ; (iii) le respect de la loi ; et (iv) l’établissement, la défense ou la protection de nos intérêts légaux. Ces bases ne restreignent ni ne modifient les obligations, les droits et les exigences découlant des lois sur la protection de la vie privée des juridictions non européennes.

Pour les données personnelles provenant de l’UE, le traitement est effectué dans le cadre de nos intérêts légitimes, qui ne sont pas supplantés par vos intérêts et vos droits fondamentaux. Le marketing à destination des personnes concernées dans l’UE ne se fait qu’avec leur consentement.

Comment nous partageons les données personnelles

Avec nos prestataires de services. Nous utilisons des prestataires de services tiers pour traiter vos données personnelles afin de nous aider dans nos opérations commerciales et techniques. Smartsheet a conclu des accords de traitement des données avec ces prestataires de services limitant leur accès aux données personnelles et l’utilisation qu’ils en font à des fins spécifiques. Ils fournissent des services en lien avec, mais sans s’y limiter, l’accomplissement de services en notre nom et strictement conformément à nos instructions, ou pour se conformer aux exigences légales. Pour les opportunités de stage, nous pouvons également faire appel à un prestataire de service tiers pour faciliter et gérer les relations entre vous et Smartsheet.

Avec les sociétés affiliées. Nous pouvons partager vos données personnelles avec nos sociétés affiliées pour des opportunités d’emploi, des postes et des fins décrites par ailleurs dans la présente déclaration de confidentialité.

Comme l’exige la loi. Nous divulguons des informations vous concernant si nous pensons devoir le faire pour nous conformer à la loi ou à une assignation à comparaître, à une procédure de faillite ou à une procédure judiciaire similaire. Dans certaines situations, nous pouvons être tenus de divulguer des données personnelles en réponse à des demandes légales émanant des autorités publiques, notamment pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi. Pour les opportunités de stage, nous pouvons également avoir à partager vos données personnelles avec les établissements scolaires concernés pour nous conformer à la législation (y compris la législation du travail) et aux réglementations applicables.

Pour protéger les droits. Nous pouvons divulguer des informations vous concernant, telles que votre nom et vos coordonnées, pour faire respecter nos accords avec vous ou pour protéger les droits et la sécurité de Smartsheet, de nos clients, de nos utilisateurs et du grand public, ou comme preuve dans un litige dans lequel nous sommes impliqués.

Dans le cadre d’une transaction commerciale. Si Smartsheet est impliquée dans une fusion, une acquisition ou la vente de tout ou partie de ses actifs, vos données peuvent être transférées à l’entité acquéreuse dans le cadre de la transaction (étant entendu que nous informons l’entité acheteuse qu’elle doit utiliser vos données personnelles uniquement aux fins divulguées dans la présente déclaration), et peuvent également être examinées dans le cadre du contrôle préalable de la transaction (par exemple, nous pouvons avoir besoin de fournir une liste de tous les comptes clients et des historiques de paiement). Nous pouvons également divulguer les données personnelles que nous collectons et recevons à votre sujet à des fournisseurs, conseillers, comptables, avocats et autres tierces parties dans le monde entier dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire pour procéder aux négociations ou à la conclusion d’une fusion, une acquisition, un financement, une offre publique de titres, une réorganisation ou la vente de tout ou partie de nos actifs.

Dernière mise à jour : 7 juillet 2023